my 楽天モバイル Office BIツールとは？主な機能や活用するメリット、選び方を解説
社内にデータは蓄積されているものの、「データが散在していて集計に時間がかかる」「レポート作成で残業が発生している」などの課題を感じている担当者もいるのではないでしょうか。
BIツールは、社内に散在するデータを集約・可視化し、迅速かつ的確な意思決定を支援するツールです。データを根拠とした判断が求められる場面で、業務や経営の質の向上に寄与します。集計や分析の負担を軽減できる点もメリットです。
この記事では、BIツールの基本的な仕組みや主な機能、活用メリット、活用シーン、選び方のポイントを解説します。
BIツールとは
BIツール（Business Intelligenceツール）は、企業内に蓄積された膨大なデータを収集・可視化し、迅速かつ正確な意思決定を支援するツールです。
基幹系システムのデータベースや各種SaaSのデータ、Excel・CSVのファイルデータを一元的に管理し、グラフやダッシュボードでわかりやすく表示できます。
業務に必要な情報を短時間で把握できるため、経営判断から現場の業務改善まで、事業のさまざまな場面で活用されています。
BIツールの主な機能
BIツールには、データの収集や分析、可視化など、意思決定を支援するさまざまな機能が備わっています。詳細は各ツールで異なりますが、代表的な機能は以下のとおりです。
- ETL機能
- OLAP分析機能
- データマイニング機能
- ダッシュボード機能
- シミュレーション機能
以下では、各機能の特徴を解説します。
ETL機能
ETL機能とは、データを抽出（Extract）・変換（Transform）・格納（Load）する一連の処理を行う機能です。具体的には、異なるデータベースやAPI、ファイルシステムからデータを取得し、データクレンジングや正規化、型変換などを行った上で、データウェアハウスやデータレイクに格納します。
データベースやスプレッドシートなど、形式や保存先が異なるさまざまなデータを抽出し、分析しやすい形に整えます。分析前のデータ準備を効率化できるため、担当者の作業負担を軽減し、円滑なデータ分析につながります。
OLAP分析機能
OLAP分析機能とは、「オンライン分析処理（OLAP）」により、大量のデータを多角的に分析できる機能です。
スライス（特定の次元での切り出し）、ダイス（複数次元での絞り込み）、ドリルダウン（詳細レベルへの掘り下げ）、ドリルアップ（集約レベルへの切り上げ）などの操作により、多次元データを高速に分析できます。OLAPは事前に集計済みのキューブ構造を利用するため、大量データでも高速な応答が可能です。売上や顧客データなどをさまざまな切り口で分析できるため、傾向の把握や課題の発見に役立ちます。
データマイニング機能
データマイニング機能は、データのなかに潜む相関関係やパターンをみつけ出すための分析機能です。
クラスタ分析や相関分析、ロジスティック回帰分析などの手法を用いて、数値の傾向や特徴を把握できます。大量のデータを基に傾向分析が可能であるため、将来予測や施策立案のヒントを得る場面で活用されます。
ダッシュボード機能
ダッシュボード機能は、分析結果を複数のグラフや表で1画面にまとめ、視覚的にわかりやすく表示する機能です。
BIツールの代表的機能で、売上の推移や地域ごとの分布などを直感的な操作でビジュアル化できます。数値の変化や全体像を一目で把握できるため、日常的な業績確認や意思決定の場面で活用されています。
シミュレーション機能
シミュレーション機能は、過去の実績データや予測アルゴリズムに基づき、将来の状況を仮定して分析を行う機能です。
例えば、価格を変更した場合の売上予測や、売上が大きく変動した場合のキャッシュ・フローの推移予測などを確認できます。事前に複数のシナリオを検討できるため、リスクを想定した意思決定や施策の検討に役立ちます。
BIツールを導入するメリット
BIツールを導入すると、データ集計や分析を効率化できるだけでなく、業務の見える化や意思決定の質の向上につながります。主なメリットは以下のとおりです。
- 企業内に散在するデータを集約して分析できる
- 企業活動の状況を「可視化」できる
- 問題や課題の早期発見に役立つ
- タイムリーな意思決定につながる
- 集計やレポート作成業務の負担が軽減される
以下では、各メリットを詳しく解説します。
企業内に散在するデータを集約して分析できる
企業では、部門ごとにさまざまなデータを保有しており、情報が分散しやすい状況にあります。例えば、売上データは基幹システムや店舗のPOS、顧客データはCRM、さらにはIoTデバイスから取得されるデータなど、管理場所や形式が異なるケースは少なくありません。
BIツールを活用すれば、クラウドやオンプレミスなどの環境を問わず、複数のデータを一元化して分析できます。データを探す手間や集計にかかる時間を削減できるため、業務の効率化につながります。
企業活動の状況を「可視化」できる
BIツールでは、ダッシュボード上にチャートやテーブルを表示でき、ツールによってはインフォグラフィックやヒートマップなども利用できます。
数値を一覧で並べるだけでなく、ビジュアルで直感的に把握できるため、売上や業績の変化など「今、企業でなにが起きているか」を捉えやすくなります。全体像を一目で確認できることから、経営層だけでなく現場の状況把握にも役立ちます。
問題や課題の早期発見に役立つ
BIツールでは、必要なタイミングでデータにアクセスし、状況に応じた分析を行えます。業務の変化や数値の異常に気づきやすくなり、問題や課題を早期に把握できる点がメリットです。
ツールによっては、異常を自動的に検出したり、条件に応じてアラートを通知したりする機能を備えるものもあります。人の目だけに頼らずに状況を監視できるため、トラブルを未然に防ぐことに役立ちます。
タイムリーな意思決定につながる
BIツールを活用すると、各種データを基にした分析結果をほぼリアルタイムで把握できます。週次や月次の報告を待たずに最新の状況を確認できるため、状況の変化に応じたタイムリーな意思決定が可能です。
近年では、生成AIによる分析支援機能を備えたBIツールも登場しています。データ分析に慣れていない担当者でも、次のアクションのヒントを得やすい点がメリットです。
集計やレポート作成業務の負担が軽減される
BIツールは、データ集計やレポート作成を自動化できるため、手作業の負担を大幅に軽減できます。従来、時間がかかっていた集計作業や資料作成の工数を削減できる点がメリットです。
また、初回の設定後は定期的にレポートを自動生成できる機能を備えたツールもあります。AIを活用したレポート作成機能を持つBIツールも登場しており、業務効率の向上が期待されています。
BIツールを導入するデメリット
BIツールを導入する際は、費用や導入にかかる時間などの負担が生じるため、注意が必要です。
社内システムとの連携やデータフォーマットの整備など、初期設定で複雑な工程が必要になるケースも想定されます。ツールによって対応するデータソースやフォーマットが異なるため、データ連携に時間を要する場合もあります。
また、BIツールの導入により、従来の業務フローから新しい業務フローへの移行が求められます。現場に定着させるためには、社員向けの研修やサポート体制の整備が重要です。
一方、近年は専門的な知識がなくても扱いやすいセルフサービス型のBIツールが増えています。以前と比較すると導入のハードルは下がっており、スモールスタートなどの工夫により負担を抑えた導入も可能です。
BIツールの主な活用シーン
BIツールは、経営層の意思決定から現場の業務改善まで、さまざまな部門で活用されています。BIツールの主な活用シーンは以下のとおりです。
| 活用シーン | 活用内容 |
|---|---|
| 経営分析 | 売上や財務データを基に、全体の経営状況を把握・分析 |
| 営業分析 | 商品別・地域別の売上傾向や目標達成状況の把握・分析 |
| 人事・労務データ分析 | 労働時間や有給取得率など、人事・労務データの可視化・分析 |
| マーケティング | 顧客行動や購買傾向の分析、施策やプロモーションへの反映 |
部門ごとに扱うデータや目的は異なりますが、BIツールの活用により、データに基づいた状況把握や意思決定が行いやすくなります。
BIツールの選び方
BIツールは種類が多く、機能や料金体系もツールごとに異なります。BIツール選定の主なポイントは以下のとおりです。
| 項目 | 確認するポイントの例 |
|---|---|
| 使いやすさ | マウスで直感的に操作できるか、ノーコードで利用できるか |
| 料金体系 | 無料か有料か、従量課金か定額課金か |
| 導入タイプ | クラウド型かオンプレミス型か |
| データ連携 | SFA・CRM・Excelなど、主要なデータソースと連携しやすいか |
| 可視化の自由度 | ダッシュボードやグラフを業務にあわせて柔軟に設計できるか |
| サポート体制 | 導入支援や利用者向け研修、問い合わせ対応があるか |
| AI機能 | AIを活用した機能の有無と内容 |
すべての項目を満たすツールを選ぶ必要はなく、自社の課題や利用目的に優先順位をつけて検討しましょう。事前に利用シーンを想定し、関係部署と相談すると、導入後のミスマッチを防ぐのに役立ちます。
主なBIツールのサービス例
BIツールにはさまざまなサービスがあり、提供会社や特徴も異なります。以下では、主なBIツールをご紹介します。
Power BI
Power BIは、Microsoftが提供するBIツールです。AIを活用した分析やレポート生成に対応しており、ExcelやTeams、PowerPointなど、Microsoft製品との連携性が特徴です。
料金プランは、個人利用向けの無料アカウントのほか、レポート共有が可能なPower BI Pro、企業向けのPower BI Premium Per Userなどが用意されています。
Looker Studio
Looker Studioは、Googleが提供するBIツールです。幅広いデータソースとの連携や直感的なデータ分析が可能であり、Google広告やGoogle アナリティクス、Google スプレッドシート、BigQueryなど、Googleの各種サービスと比較的簡単に連携できます。
基本的な機能は無料で利用でき、企業向けのLooker Studio Proも提供されています。
Tableau
Tableauは、クラウド型CRMを手がけるSalesforceが提供するBIツールです。ビジュアルの美しさや見やすさが特徴で、ドラッグ&ドロップによる直感的な操作でデータ分析を行えます。
有料が中心ですが、導入前に試せる無料トライアルも用意されています。
BIツールを導入して自社の課題解決に活用しよう
BIツールは、複雑になりやすいデータを「可視化」し、業務や経営の意思決定を支援するツールです。社内に散在するデータの整理や分析を通じて、状況を適切に把握し、課題に気づきやすくなります。
膨大なデータが日々生成される現在のビジネス環境において、BIツールは企業活動を支える重要な基盤となりつつあります。業務の効率化や判断のスピード向上を図る上でも、導入を検討する価値は高いでしょう。
各BIツールの特徴を理解した上で、自社の目的や課題に合ったツールを選び、データ活用を進めることが重要です。
また、BIツールによる可視化や分析に加えて、近年では生成AIを活用した業務支援が注目されています。具体的な業務改善や施策を進める手段として、AIサービスの併用は有効な方法の一つです。
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- ※2 最低契約期間は、初回課金開始月から1カ月。期間経過後は、1カ月毎の自動更新。
- ※3 契約期間中に万が一解約を希望される場合は、解約書を契約満了日の2カ月前（土日祝の場合は前営業日）までに楽天モバイルへ提出し、満了日を迎えることによって解約完了。
■監修者情報
TOMAコンサルタンツグループ株式会社 取締役
中小企業診断士
持木 健太（もちき けんた）
DX推進の総責任者として、テレワーク環境構築・ペーパーレス化・電子帳簿保存法対応・ビジネスモデルの再構築などで活躍中。
企業の労働生産性向上や付加価値向上を目指して、中小企業から上場企業まで幅広く対応している。
