クラウド電話帳とは？導入で連絡先の見える化を！ツール比較やポイントも紹介

連絡先の一元管理

クラウド上で連絡先を一元管理するため、インターネット経由でどこからでもアクセス可能です。パソコンだけでなくスマホやタブレットでも簡単に連絡先の登録や変更が行えます。バックアップ機能で万が一に備えることも可能です。名刺の情報をスマホやスキャナで読み込んで登録できるものもあります。

連絡先のリアルタイム共有

データ更新もリアルタイムで反映されるため、クラウド電話帳のアクセスアカウントをもつ従業員は、常に最新の情報にアクセスできます。人事異動や取引先の情報変更などがあった際も従業員に対して変更の連絡は必要ありません。

また、クラウドに登録されている電話番号からの着信であれば、発信者情報が表示されるため、機会損失防止にも役立ちます。

バックアップやデータ移行などが簡単

電話帳を端末にダウンロードする手間がなく、機種変更の際も電話帳を入れ直す必要がありません。万が一、端末を紛失した場合でも、端末から電話帳の情報が漏えいするリスクを最小限に抑えることができます。

セキュリティ性が高い

情報漏えいや不正アクセスの防止対策としてデータの暗号化やアクセスログの記録、アカウントロックといった機能が搭載されています。また、部署や役職ごとに閲覧範囲やデータの修正・削除の権限を設定できるので、より細やかなセキュリティ対策が可能です。

連絡先情報の属人化防止

エクセルや個々の端末で電話帳を管理していると、特定の従業員しか顧客の連絡先を知らないという事態が発生する場合もあります。クラウド電話帳は、社内全体で情報を共有できるため、連絡先情報の属人化防止にも一役買います。

BYOD促進の効果

クラウド電話帳を活用すれば、従業員の私物端末（BYOD：Bring Your Own Device）に取引先などの業務用の連絡先を登録する必要がありません。そのため、私物端末からの情報漏えいリスクを軽減し、さらに私用電話番号との切り分けも明確に行うことも可能です。

業務の効率化の実現

別のアプリと組み合わせることで工数を減らし、業務の効率化をはかれます。例えば、チャットアプリと組み合わせれば、クラウド電話帳からチャットツールの直接起動も可能です。連絡先情報をCRMと連携できれば、さらに業務効率がよくなります。名刺管理機能を搭載しているものもあり、名刺の共有も簡単に行えます。

必要な機能が含まれているか確認

クラウド電話帳により、実装されている機能が違います。業務上、どんな機能が必要なのかを明確にしたうえで、その機能が含まれているかを確認しましょう。また、連携できるアプリもチェックしておくと安心です。

操作性の確認

機能が充実していても操作性が良くなければ、生産性が下がってしまいます。操作がわかりやすいか、サクサクと動くかといった点も、無料トライアルなどを利用して事前に確認しておくとよいでしょう。

コストの確認

初期費用や利用料金の他、最低導入台数やオプションプランの有無などもチェックしておきましょう。また、月払いや年払いといった支払い方法の種類も調べておくとよいでしょう。

社内ルールの策定や運用マニュアルの整備

クラウド電話帳のアカウント管理や情報の取り扱いに関する社内ルールの策定が必要です。退職者のアカウントは必ず削除するといった運用マニュアルの整備なども徹底しておきましょう。