電子マネーとは？特徴や課題、他のキャッシュレス決済との違いを解説

電子マネーの支払方法は3種類

電子マネーの支払方法は、以下の3種類に分かれます。

支払方法によって、使い勝手は大きく異なります。使用する予定の電子マネーがどの支払方法に対応するか、事前に確認してから使いましょう。

代表的な電子マネー

電子マネーは複数の種類があり、さまざまな法人から発行されています。代表的な電子マネーは以下です。

経費精算の効率化

法人が電子マネーを導入する最大のメリットの一つは、経費精算業務の効率化です。従来の現金精算では、従業員が立て替えた費用について、領収書を保管し、精算書を作成し、経理担当者が内容を確認して現金を払い戻すという一連の手間が発生していました。しかし、電子マネーを利用すれば、すべての利用履歴がデータとして自動的に記録・可視化されます。これにより、従業員はアプリやWebサービスを通じて簡単に利用明細を確認・提出できるようになります。経理部門においても、データ連携によって会計システムへ自動で取り込みが可能となり、入力作業や照合作業が削減されるため、経費精算にかかる時間と労力の削減に繋がります。

小口現金の管理コスト削減

企業が社内に小口現金を常備している場合、その管理には手間とコストがかかります。現金の補充、残高確認、金庫のセキュリティ管理、経理処理など、多岐にわたる業務が発生します。電子マネーを導入し、従業員が小口の支払いに利用することで、小口現金の必要性を最小限に抑えることができます。これにより、現金管理に伴う時間的・人的コストだけでなく、紛失や盗難のリスクも低減できます。

経費の透明性・ガバナンス強化

電子マネーの利用履歴はデジタルデータとして詳細に記録されるため、経費の透明性を向上させます。いつ、誰が、どこで、何に、いくら使ったのかが明確になり、不正利用や私的利用のリスクを軽減できます。従来の現金精算では不明瞭になりがちだった支出も、電子マネーであれば利用目的や金額を追跡することが可能です。監査時においても、必要な情報を迅速かつ正確に提示できるため、監査対応の円滑化にも貢献します。経費に関するコンプライアンス遵守の体制を構築する上で、電子マネーは強力なツールとなります。

従業員の利便性向上

企業が電子マネーを導入することは、従業員にとっても大きなメリットをもたらします。まず、業務上の立て替え払いが減るため、従業員自身の金銭的な負担や一時的な持ち出しが解消されます。さらに、領収書を保管したり、精算書を手書きで作成したりする手間もなくなり、経費精算にかかるストレスや時間を大幅に軽減できます。これにより、従業員は本来の業務に集中でき、生産性の向上にも繋がります。

セキュリティの向上（現金持ち運びリスクの低減）

現金を持ち運ぶことは、紛失や盗難のリスクを常に伴います。特に、多額の現金を取り扱う企業や、従業員が外出先で現金を扱う機会が多い場合、そのリスクは無視できません。電子マネーを導入することで、現金の持ち運びを最小限に抑えることが可能になります。万が一、カードやスマートフォンを紛失した場合でも、利用停止手続きを迅速に行うことで被害を抑えられます。企業資産の保護だけでなく、従業員が安心して業務に取り組める環境を提供できます。

クレジットカード

クレジットカードは、後払い（ポストペイ）形式で、高額決済やオンライン決済、海外出張時の利用に強みを発揮します。法人カードの場合、利用明細が一本化され、経費精算の効率化や管理の透明性向上に貢献します。しかし、利用限度額の設定や審査が必要であり、従業員に持たせる場合の与信管理や利用ルール策定が重要となります。また、小口決済ではサインや暗証番号入力の手間が生じ、スピーディさに欠ける場合があります。

QRコード決済

QRコード決済は、スマートフォンアプリを利用した決済手段で、日本国内で急速に普及しています。導入コストが比較的低く、個人間の送金やクーポン利用など、マーケティングとの連携がしやすいのが特徴です。法人利用では、従業員の小口決済手段として活用できますが、利用にはスマートフォンが必須であり、従業員への周知や利用環境の整備が必要となる場合があります。また、利用履歴の連携や経費精算システムとの統合が、電子マネーやクレジットカードほどスムーズではないケースも存在します。

デビットカード

デビットカードは、決済と同時に銀行口座から引き落とされる即時払い（即時ペイ）形式です。口座残高の範囲内で利用できるため、使いすぎの心配がなく、与信審査も不要です。法人利用においては、リアルタイムで支出を把握できるため、資金管理がしやすいというメリットがあります。しかし、口座残高以上の決済はできないため、突発的な高額出費には対応しにくい側面があります。また、電子マネーのようなチャージの手間がない反面、小口決済におけるスピーディさでは電子マネーに劣る場合があります。

チャージの手間と上限金額

電子マネーの多くは、利用前に現金をチャージする必要があります。これは、特に高額な買い物をする際や、残高不足で決済できない場合に手間となることがあります。また、各電子マネーにはチャージできる上限金額が設定されており、一度に多額のチャージができないことや、累計チャージ額に制限がある場合もあります。法人利用においては、従業員が頻繁にチャージする手間や、高額な経費精算に対応しきれないケースが課題となることがあります。

利用可能店舗の限定性

電子マネーの種類によっては、利用できる店舗や施設が限られている場合があります。特に地域性の強い電子マネーや、特定のサービスに特化した電子マネーでは、全国どこでも使えるわけではありません。これにより、従業員が出張先や地方で電子マネーを利用しようとした際に、決済できないといった不便が生じる可能性があります。

紛失・盗難時のリスクと補償

電子マネーをチャージしたカードやスマートフォンを紛失・盗難した場合、残高が不正利用されるリスクがあります。現金と同様に、一度使われてしまうと取り戻すのが難しいケースも存在します。法人利用においては、従業員に持たせた電子マネーの紛失・盗難時の対応ルールや、補償制度の有無を確認しておく必要があります。

災害時や通信障害時の利用制限

災害や通信障害が発生した場合、電子マネーを含むキャッシュレス決済システムが利用できなくなる可能性があります。これは、電力供給や通信インフラに依存しているためです。現金を併用することの重要性は、このような非常時に再認識されます。