導入背景
電話対応による時間の逼迫やアナログな職員連携が課題だった
園内のオペレーションの改善が必要だと感じていた点は、朝の保護者からの電話対応です。
園児の送迎バスの乗車有無や欠席連絡は朝の電話でのみ受け付けをしていたため、毎朝職員が電話対応に追われていました。また、保護者からもらった電話内容をメモにまとめる手間と時間もかかっていました。
さらに、悪天候によりバスが遅延してしまった際、保護者までの伝達にタイムラグが起きる事により、雨の中で園児と保護者を待たせてしまっていたことも気がかりでした。それだけでなく、バスの職員と園の職員同士の無線でのやりとりの際、場所によっては電波が届きにくく途切れてしまう事に不便さを感じていました。
採用の決め手
ニーズに合わせて選べる料金プランにより、少ない回線数でも低価格で契約できた
園内のオペレーション改善のため、送迎バス内で利用する連絡アプリを導入することになり、SIM 契約・製品購入が必要となりました。長期的な運用が見込まれるので、少ない回線数でも 1回線あたりの月額費用はできるだけ抑えたプランにしたいと営業担当に相談したところ、とても親身に相談に乗っていただきました。
楽天モバイルとは、基地局設置場所の提供において既に取り組みがあり、身近に感じていたことも決め手の一つです。楽天モバイルの基地局は他社に比べてコンパクトで目立ちにくいため、好感を持っています。
活用方法
コミュニケーションのデジタル化により、園児の安心安全な環境を実現
専用のアプリを通じて園児のバス乗車有無・欠席連絡といった保護者からの連絡をリアルタイムで職員とバス乗り組み員に連携しています。また、送迎バスのナビとして地図アプリを利用していて、バスの位置情報・運行状況を職員と保護者に発信できるようにもなりました。製品内蔵のカメラで園での日常風景を写真に残せるようになったので、園児たちの様子を目に見える形で保護者に共有したり、SNS を利用した園の情報発信にも役立っています。
そのほか、コロナウイルス感染拡大防止を目的にカメラで車内の着席状況を記録することで、感染者を確認する用途としても活用しています。
導入効果
職員と保護者間のコミュニケーション円滑化により、園児のための環境作りに成功
業務のデジタル化が進んだおかげで、園児たちとのコミュニケーションにかける時間をより確保できるようになりました。
以前は、園児の出欠、バスの乗車有無を個別に電話確認、手書きメモで連携していたため、時間と手間がかかっていました。しかし、楽天モバイル法人プランのSIM と製品購入で、アプリを通じて簡単に業務を行うことができるようになり、１日あたり約 20 分工数を短縮することができました。職員同士の情報連携の抜け漏れや、保護者とのミスコミュニケーションが激減したことも、大きな変化です。
朝の電話対応に追われることがなくなったため、空いた時間は園児との触れ合いの時間や職員同士のコミュニケーションに充てられるようになったので、とても嬉しく思っています。
また、アプリで出欠連絡ができるようになり、運行状況もリアルタイムで共有され、園児と保護者のバスの待ち時間が減ったことで、保護者からも大変好評です。
私たち持田学園は、園児が健やかに成長できる環境をつくるためには、保護者の方々にとって園が大切なお子さまを安心して預けられる場所であること、職員にとって快適に働ける業務環境であることが基盤になると思っています。
通園の対応は保護者・職員ともに毎日多くの時間を要しますし、安全面でも特に気を配るところです。連携を効率化できたことで保護者・職員の負担を減らし、その分園児との触れ合いに多くの時間を使えるようになったため、導入してよかったと改めて実感しています。
※ 掲載内容は取材当時のものです。
