AIで変わる業務効率化の今、できることや効率化しやすい分野を解説

AIが得意とする業務とは？

AIはルール化できる反復業務や定型処理に強みがあります。例えば、データ入力や請求書処理など、明確なルールに基づく作業はAIの得意分野です。これらの業務は、AIのアルゴリズムによって迅速かつ正確に処理され、人間の手を煩わせることなく完了します。特に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やOCR（光学文字認識）技術と組み合わせることで、業務の効率化が一層進みます。

AIに向かない業務とは？

一方で、判断や創造力が求められる業務は、まだ人間の力が必要です。クリエイティブな発想や複雑な意思決定は、AIが完全に代替するには至っていません。例えば、新しいビジネス戦略の立案や、顧客の感情を理解して対応するような業務は、人間の直感や経験が重要です。AIはこれらの業務を補助するツールとして活用されることが多く、完全な代替は難しいとされています。

経理｜請求書処理や仕訳業務をAIで自動化

経理部門では、定型化しやすい処理が多く、RPA・OCRとの相性も抜群です。AIを活用することで、手作業によるミスを減らし、業務のスピードを向上させることができます。例えば、請求書のデータを読み取り、仕訳を行うプロセスは、AIによって大幅に効率化されます。これにより、経理担当者はより戦略的な業務に時間を割くことが可能になります。

カスタマーサポート｜チャットボットによる一次対応の効率化

AIチャットボットは、24時間体制での顧客対応を可能にし、顧客満足度の向上に寄与します。例えば、よくある質問への対応や、簡単なトラブルシューティングは、AIが自動で行うことができ、顧客の待ち時間を短縮します。これにより、カスタマーサポートのスタッフの顧客対応の負荷を軽減し、より複雑な問題に集中することができます。

営業支援｜履歴分析や提案支援にAIを活用

営業部門では、顧客データから最適な提案やアプローチのヒントを得る仕組みが整っています。AIは、過去のデータを分析し、効果的な営業戦略をサポートします。例えば、顧客の購買履歴や行動パターンを分析することで、次に提案すべき商品やサービスを予測し、営業活動を効率化します。これにより、営業担当者はより的確なアプローチを行うことができ、成約率の向上につながります。

人事・総務｜勤怠集計や社内問い合わせ対応をAIで省力化

従業員数が増えるほど効率化効果が顕著に表れます。AIは、勤怠管理や社内問い合わせの業務の効率化を推進します。例えば、勤怠データの集計や、社内規程に関する問い合わせ対応は、AIが迅速に処理します。これにより、人事・総務部門の負担が軽減され、より戦略的な業務に注力することが可能になります。

クリエイティブ業務｜発想支援やコンテンツ生成でのAI活用

コピー案生成や画像制作補助など「共創型AI」が活躍中です。AIは、クリエイティブなプロセスを支援し、新たなアイデアの創出を促進します。例えば、広告コピーのアイデア出しや、デザインのバリエーション生成にAIを活用することで、クリエイティブチームの作業効率が向上します。AIは、膨大なデータを基にした提案を行うことで、クリエイティブな発想を刺激します。

OCR＋RPAによる帳票の読み取りと転記

紙書類やPDF形式の帳票を手入力で処理する作業は、多くの現場で大きな負担となっています。こうした業務は、AIによるOCR（光学文字認識）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせることで、自動化が可能です。

例えば、請求書や注文書をスキャンし、AIが内容を正確に読み取って、必要な情報をシステムに転記するといった処理が、ほぼ人手なしで完了します。これにより、入力ミスや確認作業の手間が減り、業務効率化が大きく進みます。導入のハードルが比較的低いため、さまざまな部門で活用が期待されます。

人為的ミスの削減と作業時間の短縮

AIは人手による作業と比較して、正確性とスピードの両面で優れたパフォーマンスを発揮します。特にデータ入力や帳票処理といった細かな業務では、うっかりミスや入力漏れが起こりやすく、後工程での修正や確認に時間を取られるケースも少なくありません。

AIを活用することで、こうした人為的ミスを未然に防ぎ、同時に作業時間を大幅に短縮できます。その結果、全体の業務プロセスがスムーズに流れるようになり、業務効率化と品質向上の両立が実現します。特に繁忙期や少人数のチームでは、その効果を強く実感できるはずです。

繰り返し発生している作業を洗い出す

業務効率化を図るうえで、まず注目すべきは日々繰り返し発生している作業です。これらの「ルーティン業務」は、手作業で行っていると時間や労力がかかりやすく、ミスも発生しやすいポイントです。

例えば、売上データの集計や日報・週報の作成、メールでの定型連絡などが該当します。こうした反復的な業務はAIによる自動化がしやすく、導入することで大幅な業務効率化が可能になります。まずは、どんな業務が日常的に繰り返されているかをリストアップしてみましょう。

人手不足や属人化が課題になっているか

業務効率化の観点から見て、AIの導入が効果を発揮しやすいのが、人手不足や属人化といった課題を抱えている業務です。例えば、特定の担当者にしかできない報告書作成や対応フローのわかりにくい問い合わせ対応などは、担当者の不在が大きな業務停滞につながります。

AIを活用することで、こうした業務の属人性を排除し、標準化・自動化による効率化が実現します。人手不足の解消だけでなく、誰でも一定の品質で業務をこなせる体制づくりにもつながります。

マニュアルやルールが明文化されているか

業務効率化をAIで実現するには、対象となる業務に明確な手順やルールがあることが重要です。AIはあらかじめ定められた手順に沿って動くため、業務が構造化されているほど導入効果が高まります。

例えば、請求処理や発注フローなど、マニュアル化されている業務はAIによる自動処理がしやすく、ミスの削減にもつながります。逆に、ルールが曖昧な場合は、まず業務の見える化と標準化を進めることが、AI導入による業務効率化の第一歩となります。

明確な目的設定とKPIの設計

何のために導入するのかを最初に明確化することが重要です。目的を明確にすることで、AI導入の効果を最大化できます。例えば、業務効率化のための具体的な目標を設定し、その達成度を測るためのKPIを設計することが求められます。

現場と経営層で認識のギャップ

ツール導入だけでなく、浸透までのサポートが不可欠です。現場と経営層の認識を一致させることで、AI導入の成功率を高めます。例えば、現場のニーズをしっかりと把握し、それに基づいたAIツールの選定と導入を行うことが重要です。

スモールスタートから改善を重ねる体制づくり

全社導入よりも小さな成功体験から始める方が効果的です。小規模な導入から始め、徐々に改善を重ねることで、AIの効果を実感できます。例えば、特定の部門やプロジェクトでの試験導入を行い、その結果を基に全社展開を検討するアプローチが有効です。