BCP（事業継続計画）とは？ 基本から重要性と5つの導入ステップを解説

BCPの定義

BCP（Business Continuity Plan）とは、事業継続計画という意味です。災害や事故などの緊急事態が発生した際に、企業が重要な業務を継続し、早期に復旧させるための具体的な計画を指します。BCPを策定することで、災害発生後の混乱を最小限に抑え、事業活動を迅速に再開することが可能となります。

日頃から、BCPの策定には準備が必要です。普段より、常にどのようなリスクがあるか考え、緊急時に備えることが、企業全体の安定性を高めます。また、BCPは個人や特定部署だけでなく、組織全体で取り組む必要があります。全社員が計画を理解し、役割分担を明確にすることで、緊急時の対応力が向上します。

BCPが必要とされる背景

近年、BCPの重要性が高まっている理由には以下のような背景があります。

自然災害の増加

台風や地震、洪水などの自然災害が世界的に頻発しており、これらのリスクに備える必要があります。

サイバーリスクの危機

ランサムウェアやデータ漏えいといったサイバー攻撃の被害が拡大しており、ITインフラの防御だけでなく、攻撃を受けた際の事業継続策が求められています。

過去の災害からの教訓

東日本大震災では、多くの企業が事業継続に困難を感じた経験があります。この教訓から、BCPの策定が企業の社会的責任として認識されています。

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）

パンデミックは事業活動に甚大な影響を及ぼし、リモートワークの推進やサプライチェーン管理の見直しなど、新たなBCPの視点が求められるようになりました。

これらの背景を踏まえ、BCPは企業経営における必須の要素として位置づけられています。

BCPとBCMの違い

BCPとよく比較されるのが、事業継続管理（Business Continuity Management、以下BCM）です。2つの違いを理解することが、効果的な運用につながります。

BCPは計画、BCMは管理システム

BCPは緊急時に対応するための具体的な行動計画を示します。一方、BCMはBCPを含む一連の管理プロセスで、計画の策定から実行、見直しまでをカバーします。

BCMはPDCAサイクルによる継続的な管理

BCMは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）のサイクルを回し、BCPを常に最新の状態に保つことを目的としています。

相互補完の関係

BCPが具体的な行動指針を提供する一方、BCMは継続的な管理を強化します。どちらも併用すれば、事業継続の効果が最大化されます。

事業継続性の向上

企業にとって、災害や事故といった緊急事態においても事業を止めないことは非常に重要です。BCPを策定することで、継続性を確保する体制が整います。

BCPでは、重要な業務を特定し、優先順位を明確化します。これにより、最低限のリソースで事業を再開するための準備が可能です。例えば、バックアップシステムを整備することで、ITシステムがダウンしてもスムーズに業務を再開できる環境を構築できます。

さらに、顧客との関係を維持することも、事業を継続させるために大切なことです。サービスや商品の供給が滞らないようにすることで信頼を損なうリスクを回避でき、市場シェアの維持にもつながります。

企業の信頼性向上

BCPを導入することで、企業の社会的評価や信頼性が向上します。災害やリスクに対しての備えがある企業は、取引先や顧客からの信頼を得ることができます。例えば、製造業でBCPを導入している企業が、台風や地震などの自然災害時にも迅速に代替生産を行い、取引先への納品が遅れなかったという事例があります。

さらに、リスク管理体制を整えることで、投資家からの評価も高めることができます。特に、株価への影響を考えると、BCPを策定していることは長期的な企業価値の向上にも寄与します。例えば、IT企業がBCPに基づいてサーバーの冗長化を進め、自然災害によるシステム停止を防いだ結果、投資家から「リスクに強い企業」として高く評価される場合などです。

BCPに基づく安全対策は従業員にも信頼や安心感を与え、働きやすい環境の構築にも役立ちます。

リスク軽減によるコスト削減

リスクに備えることで、緊急時に必要なコストを最小限に抑えられ、長期的には経済的なメリットも生まれます。

例えば、自然災害やシステム障害などのリスクを想定した準備をしておけば、システムダウンタイムを短縮し、事業の損失を抑えられます。具体的には、IT企業がデータセンターの冗長化を行い、サーバー障害が発生しても即座にバックアップサーバーに切り替えたことで、サービスの停止時間を最小限に抑えることができた場合などです。このような対応をすれば、顧客からのクレームや信頼低下による損失を防ぎ、緊急対応にかかるコストの削減も期待できます。

さらに、在庫管理を最適化し、物流リスクを軽減することもBCPの一環です。このような準備があれば、事業を迅速に再開できるだけでなく、長期的な経営効率の向上も期待できます。

災害時の迅速な対応

緊急時に迅速かつ的確に対応できることは、BCPの大きな特徴です。事前に計画された指揮命令系統があれば、混乱を最小限に抑えることが可能です。

BCPでは、各担当者の役割や責任を明確にしているため、緊急時に「誰がなにをすべきか」がすぐにわかります。例えば、避難経路や安全確認の方法を事前に共有しておけば、災害発生時に人命を守る行動が迅速に取れます。また、二次災害の発生を防ぐための具体的なシナリオを準備しておくことも重要です。

企業がこのような準備を怠らず、実行可能な計画を持っていることは、従業員や取引先にとって大きな安心材料となります。

ステップ1：リスク評価と影響分析

まず、想定されるリスクを洗い出し、事業に与える影響の分析をします。このプロセスは、BCP策定で重要なものであり、後続のステップを正確に進めるために欠かせません。

例えば、自然災害、サイバー攻撃、パンデミックなど、企業が直面し得るリスクを具体的に特定します。その後、それらが事業活動にどの程度影響を及ぼすかを評価します。事業影響度の分析を行えば、最優先で対策を講じるべきリスクが明確になり、経営資源を効率的に配分するための根拠になります。

また、財務的な影響もこの段階で試算しましょう。例えば、重要な設備が破損した場合の修理費用や、サービス停止による売上損失を見積もることで、具体的な被害を数値化できます。

ステップ2：重要な業務の洗い出しとリスクアセスメント

次に、企業が存続するうえで核となる業務やプロセスを詳細に洗い出します。これは、どの業務が他の業務に依存しているかを明らかにし、効率的な対応策を講じるために必要なステップです。

例えば、製造業の場合、部品の調達から生産、配送までの一連の流れを可視化し、依存関係を明確にします。これにより、どのプロセスが停止すると事業全体に深刻な影響を及ぼすかがわかるからです。また、各プロセスを最低限維持するために必要なリソースや人員を算出し、それに基づいて現実的な実行計画を立てます。

さらに、具体的な数値目標を設定することも重要です。例えば、「48時間以内に主要サービスを再開する」といった目標を定めることで、計画の実行可能性が高まります。

ステップ3：計画書の作成

リスクの評価と業務の分析が完了したら、それを基に具体的な行動計画を文書化します。

例えば、緊急時の対応手順を細かく記載したマニュアルを作成します。誰がどのような役割を果たすべきかを明示し、責任と権限を分担します。また、事業再開に向けた対応シナリオを複数用意することで、想定外の事態にも柔軟に対応できるようにします。

ステップ4：訓練とシミュレーション

BCPは、実際に機能するかを確認するために、訓練やシミュレーションを繰り返し行うことが必要です。

例えば、避難訓練を実施して緊急時の行動をシミュレーションしたり、従業員間で安否確認の手順をテストしたりします。これにより、計画上の不備や実行時に発生する可能性のある問題を事前に把握できるからです。

また、訓練を通じて従業員が計画に慣れることで、実際の災害時に冷静な対応ができるようになります。課題が発見された場合は、すぐに修正を加え、計画をより実効性のあるものにすることが重要です。

ステップ5：見直しと改善

最後のステップは、策定した計画を定期的に見直し、改善を加えることです。企業の環境や業務内容は常に変化しているため、BCPもその変化に合わせてアップデートする必要があります。

このプロセスでは、PDCAサイクル（Plan、Do、Check、Act）を活用します。計画を実行し、その結果を評価し、必要に応じて修正を加えるという流れを繰り返すことで、計画の質が向上します。

BCP策定にかかる費用

BCPの導入には、初期段階からいくつかのコストが発生します。

まず、初期投資コストです。BCP策定を支援するコンサルティング費用やリスク評価のための調査費用などが含まれます。

次に、システム構築費用があります。災害時に情報システムを迅速に復旧させるためのバックアップシステムや、リモートワーク環境の整備がこれに該当します。こうしたIT基盤への投資は、業務を止めないための重要な要素です。

さらに、計画を実際に機能させるためには、訓練や教育にかかる費用も必要です。従業員に対してBCPの内容や役割分担を周知するための研修やシミュレーション訓練を行う必要があります。

また、災害時の対応を迅速に行うために代替施設の確保費用も考慮すべきです。例えば、主要なオフィスが使用不能になった際に、事業を続けるための仮拠点を準備しておけばリスク軽減につながります。

運用中のコスト管理

BCPは策定後も定期的に見直しや更新が必要であり、そのための運用コストが発生します。適切にコスト管理を行うことで、計画を継続的に維持することが可能です。

まず重要なのが、ランニングコストの最適化です。バックアップシステムや災害対策設備の保守費用を定期的に見直し、無駄を削減することで、全体の運用コストを抑えられます。

次に、継続的な投資の必要性を見極めることも欠かせません。企業の成長や事業内容の変化に伴い、新たなリスクが生まれます。必要に応じて計画の更新や新たな設備投資を行うことが求められます。

また、保守管理費用や更新費用も計画に組み込むべきです。例えば、災害時に必要な機器やソフトウェアのライセンスを最新の状態に保つことで、計画の実効性を維持できます。

最後に、人件費についても考慮しましょう。BCPの運用を担当するチームや、定期的な訓練に参加する従業員にかかる時間と人件費は、BCPを実際に機能させるために必要なコストの一部です。

中小企業強靭化法

正式名称は「中小企業の事業活動の継続に資するための中小企業等経営強化法等の一部を改正する法律」であり、自然災害などによって事業環境が厳しい状況に置かれた際、中小企業がその事業を継続できるよう支援するための法律です。この法律は、BCPの策定を推奨すると同時に、後継者の確保など中小企業の持続的な経営を支える2つの側面を持っています。

また、この法律には「BCP認定制度」が含まれています。企業が策定したBCPが国に適切だと認められた場合、その企業はBCPに関連するさまざまな支援措置を受ける資格を得ることができます。

介護施設のBCP

介護施設においては、2024年4月からBCPの策定が法的に義務化されました。

義務化の目的は、緊急事態においても介護サービスの継続を確保することです。介護施設では、災害発生時に備えた対応計画の策定が欠かせません。例えば、停電や断水といったインフラ障害に対応するための予備電源の確保、避難ルートの明確化、スタッフの役割分担といった具体的な対策が求められます。