稟議書を徹底解説！目的や必要性、書き方のポイントやテンプレートを紹介

稟議は大きく3種類に分かれる

稟議は、大きく以下の3種類に分かれます。

これから稟議書を作成する場合は、どの種類に該当するか意識するとスムーズに書きやすくなるでしょう。

類似した用語との相違点

稟議や稟議書と関連する、または類似する用語には、以下のものがあります。

• 起案書
• 承認
• 決裁
• 回議

これらの用語は、稟議や稟議書との違いがあるのでしょうか。また異なる場合は、どこに相違点があるのでしょうか。詳しく確認していきましょう。

紙に出力せずに稟議書を提出するシステムもある

IT化の流れは稟議書も例外ではなく、「電子稟議システム」や「ワークフロー」が実用化されています。必要事項を入力してボタンを押すと、上位者に稟議内容が回る仕組みです。承認者や決裁者は内容を確認し、問題が無ければボタンを押すだけ。押印の手間がかからない簡便さと、記録を残せる点が魅力です。

稟議書を活用するメリット

まず稟議書を活用するメリットを、以下にまとめました。

• いちいち会議を開かなくても、重要な案件を決められる
• 文書で提出されるため、稟議内容をじっくり判断・検討できる
• 複数の承認者でチェックする場合が多く、チェック漏れや思い込みによる問題が起こりにくい

稟議書には法人として重要な決定を確実に、かつ会議を開かなくても行えるメリットがあります。

稟議書を使うデメリットと注意点

稟議書は重要事項をスムーズに行う手段として有効ですが、以下に挙げるデメリットと注意点があることも認識しておきましょう。

• 稟議書の作成にリソースが割かれる。特に起案者には大きな負担がかかる
• 決裁には時間を要するため、スピーディーな意思決定を要する事項には不向き
• 専門的な案件の場合は、承認者や決裁者に説明する手間がかかる
• 議論はできないため、議論を要する案件には不向き

上記のとおり、稟議書は万能ではありません。状況に応じた使い分けが有効です。

稟議書の作成

まずは稟議書を作成する方（起案者）により、書類を作成します。稟議書には実現したい内容だけでなく、上位者の承認や決裁を得るために必要な情報も記さなければなりません。このため十分な情報収集と検討を行ったうえで、できるだけ簡潔・明快に記す必要があります。

稟議書の作成方法については、「 稟議書は準備が重要！作成前に行うべき4つの項目を紹介 」および「 承認・決裁される稟議書の書き方は？4つのポイントを紹介 」で詳しく解説します。

上司による承認

作成した稟議書は、直属の上司に提出しましょう。上司は内容を確認し、以下のとおり対応します。

1. 内容に問題が無く、自ら決定できる場合は、自分で決裁する
2. 内容に問題が無いものの、自らに決裁の権限が無い場合は、上司に書類をまわす
3. 内容に問題がある、疑義がある場合は、起案者に確認を取る。却下する場合もある

大企業では課長から部長など、途中で複数の承認者がいる場合も多いです。この場合は各承認者のチェックが入るため、決裁までの時間がかかりがちです。

決定権を持つ方による決裁

稟議書が決定権を持つ方に回り、承認を得られることを「決裁」と呼びます。決裁をもって稟議書は法人の承認を得たことになり、契約の締結や物品の購入など記載された内容を実行できます。

近年では、法人の代表者から部門長や管理職への権限移譲が進んでいます。このため、社長だけが決裁者とは限りません。書類によっては、課長や部長が決裁者となる場合もあります。

差し戻しや却下された場合の対応

稟議書は、提出すれば必ず承認される書類ではありません。内容や提出した状況によっては差し戻される、あるいは却下される場合もあります。この場合の対応は、以下のとおりさまざまです。

1. 内容を修正して再提出する
2. 提出する時期を待ち、適切なタイミングで再提出する
3. 稟議書の提出をあきらめる

例えば内容に不備がある場合は1番、稟議書に書かれた内容を実行する環境が整っていない場合は2番を選ぶケースが多いでしょう。

稟議書を作成する目的やゴールを決める

稟議書を書く第一歩は、目的やゴールを決めることです。目的や実現したいことがよくわからない稟議書は承認されません。書き始める前に、稟議書で実現したい事項がなにかよく考えて決めましょう。上司から指示された場合は、目的や背景をよく確認し理解することが重要です。

稟議書の例文をチェックしておく

稟議書には、フォーマットがあります。フォーマットに従って記入することで、以下のメリットが得られます。

• フォーマットをどうするか悩まずに済み、書くべき内容に集中できる
• 記入すべき項目の抜け・漏れを防げる
• 承認・決裁されやすい稟議書を作成できる

このため、稟議書の例文を事前にチェックしておくことは有効です。お勤めの会社で稟議書のフォーマットがある場合、過去に決裁された稟議書がある場合は、よい見本となります。これらが無い場合は、Webで公開されている 稟議書の例文 を活用しましょう。

稟議書に記す項目をピックアップする

稟議書に記す項目をピックアップすることも、重要な準備の一つです。承認や決裁につながる情報があれば、事前に収集しておくと稟議書作成時にあわてずに済みます。さまざまな情報のなかから重要なものとそうでないものを仕分けして、決裁につながる情報をまとめておきましょう。

事前に関係者と相談や調整を行い、合意を得ておく

稟議書をスムーズに決裁してもらうためには、承認者や決裁者が懸念を持つ事項を事前に把握し、解決しておくことが重要です。このため、いきなり稟議書を提出することはおすすめできません。事前に上司と相談し、承認者や決裁者が安心感を持てる内容の稟議書に仕上げましょう。ときには専門的な確認や合意を取るなどの目的で、技術者など関係者との打ち合わせを要するケースもあります。

誤字脱字を避ける。提出前には必ず一読を

ビジネス文書において、誤字脱字は極力防ぐべきポイントです。日本語には同音異義語があるため、漢字を誤ると別の意味に捉えられてしまうかもしれません。また一見して誤字脱字とわかる箇所があると、文書の信頼度が下がります。

稟議書の信頼性を高めるためにも、提出前には必ず一読し表現が正しいかチェックしましょう。自信が無い用語は、辞書でチェックすることをおすすめします。

簡潔でわかりやすい記載を心がける

簡潔・明快でわかりやすい記載は、稟議書に求められる重要な要件の一つです。承認者や決裁者は忙しい場合も多いですから、ひとめでわかり誰が見ても同じように理解できる表現を心がけましょう。専門用語はわかりやすい説明を入れてください。また結論から書くと、忙しい方でも読みやすくなります。

稟議書の本文には承認を求める事項を端的に記し、詳細は別紙として添付する方法をおすすめします。またグラフや表、箇条書きなどの活用は、見やすくなるため有効です。

承認者・決裁者を納得させる内容を盛り込む

承認者や決裁者が納得しやすい内容が盛り込まれていると、稟議書は通りやすくなります。明らかに自社にとってメリットのある稟議書を通さない理由は無いためです。懸念される項目への回答が含まれていると、さらに評価が上がります。

明確なメリットがあるなら、積極的に記入しましょう。数字で説明できる情報を入れると、説得力が高まります。例えば「年間のコスト削減が1,000万円」「仕入れ先の変更により、5年間で1,000万円の材料費を削減」などが挙げられます。

必要な資料は過不足なく添付する

適切な資料の添付は稟議書の説得力を高め、決裁しやすくなるメリットがあります。承認や決裁を後押しする情報は、ぜひ添付してください。

但し、資料であれば何でも添付すればよいわけではありません。添付資料が多過ぎると、承認者や決裁者はどの資料を見れば良いかわからなくなります。この結果、稟議書が差し戻されるかもしれません。稟議書に添付する資料はよく吟味して、必要なもののみ添付しましょう。

モバイルWi-Fiを購入・契約する稟議書

まずはモバイルWi-Fiを購入・契約する稟議書の例文を紹介します。

モバイルWi-Fiのように購入後もランニングコストが発生する場合は、月々どのくらいかかるか明記する必要があることに注意してください。

システム開発プロジェクトの稟議書

IT化が進んだ現代、多くの法人がシステムを導入しています。ここではIT企業がシステム開発プロジェクトを進めるために必要な稟議書を確認していきましょう。

どのような会社に対して何を行うか、概要レベルで把握できる文書を作ることが重要です。詳細は稟議書に書く代わりに、添付資料で説明するとよいでしょう。

新規の顧客と取引を始めるための稟議書

新規顧客と取引を始める際にも、稟議書はよく使われます。ここでは新しい顧客の清掃業務を受注するケースを例に解説します。

新規取引先においては料金をきちんと支払ってもらえるかなど、不安に感じる項目がいくつかあります。稟議書には不安を解消する項目を盛り込むことも重要です。

事業拡大のため、資金を調達する稟議書

事業の運営においては手元資金だけでは足りず、外部から資金を調達しなければならない場面も少なくありません。このような稟議書はどう書けばよいか、例を見ながら確認していきましょう。

借入を行う場合、借りた額以上の収益を確保できるかという点は重要なポイントです。「借りたほうが儲かる」という説明ができれば、説得力の高い稟議書となるでしょう。

人材を採用する稟議書

法人の事業活動において、人材の採用は重要なポイントです。これまで解説した内容と異なるポイントがあることに注意が必要です。これから採用活動を始める際に提出する稟議書を例に、必要事項を確認していきましょう。

採用活動は、多額のコストがかかります。費用を投下してもベネフィットが得られるという点を、しっかり記述することが重要です。