災害時には安否確認サービスの活用が有効！防災への取り組みを推進できる

人的被害の有無は、被害状況を確認するうえで重要な情報

人的被害の有無は、法人が自社の被害状況を確認するうえで重要な情報に挙げられます。これは単に「人を大切にする企業と思われる必要がある」ということにとどまりません。法人にとって、従業員一人を失うことは大きな損失となるためです。

• 従業員と取引先等で培われた人脈
• 個人が保有するノウハウや技術
• 社業の発展に貢献する積極性やリーダーシップ
• 他の従業員や取引先から信頼される人間性

上記すべてを兼ね備えた人材の育成は、簡単ではありません。もし人的被害が発生すると、将来にわたり売上を押し下げる要因ともなりかねません。この点からも、人的被害の有無は最優先で確認すべき情報です。

従業員の状況にあわせて、適切な指示を行う必要がある

災害が発生した際、従業員の状況は人の数だけ異なります。けがをして病院への搬送が必要な方、無事であるものの出勤の手段が確保できない方、全く影響のない方などが出てくるでしょう。被災状況を早期に確認したうえで、従業員の状況に合った指示を適切に行う必要があります。

例えば暫定的に業務を再開するなら、出勤できる従業員を見極めたうえで連絡する必要があります。職場が被災した場合の片付けなども同様です。この際に人手が足りないからといって、出勤できない従業員に対して無理に出勤を命ずることは非現実的です。代わりに従業員の状況に応じて、治療に専念してもらう、自宅待機とするなどの指示を行うことになるでしょう。

安否確認の結果は事業の復旧にも重要となる情報

迅速な復旧と事業の再開には、従業員の力が欠かせません。この点でも、安否確認の結果は重要です。どれだけマンパワーを確保できるかにより、復旧計画の策定や事業の再開時期に影響するためです。

例えば大きな地震の後、オフィスのあちこちで什器や物が倒れているケースはよくあります。水害であれば、水に浸かった備品や書類を屋外に運び出さなければならないでしょう。復旧には、ある程度まとまった人数が必要です。もし集まれる人数が半分になると、復旧まで2倍の日数を要することに注意しなければなりません。

従業員の安否確認は災害時の最優先事項

従業員の安否確認は、「法人の信頼」という点でも重要です。被災時に最優先で取り組む法人は従業員だけでなく、取引先や社会からも信頼されるでしょう。一方でまともに安否確認ができない法人は、「有事への対応が不足しているのではないか」と取引先から不安視されるかもしれません。このような法人では、従業員も安心して働けません。

安否確認の体制ができているかどうかは、災害が復旧した後の勝敗を左右する場合もあります。たとえ施設や設備の災害対策が万全でも、従業員の安否確認をおざなりにしていると、被災時に従業員ごとの生死やけがの有無、出社の可否を把握できません。この結果、事業を再開させるスピードが競合他社に比べて下がり、シェアを他社に奪われるリスクが高くなります。

安否確認の結果は取引先にも安心感を与える重要な情報

被災時に貴社の従業員が無事かどうかは、取引先も気にしているものです。「わが社を担当する営業や技術者が無事」という情報がわかれば、取引先にも安心感を与えられるでしょう。

災害の混乱を乗り越えられれば、以前と同じようにビジネスを進められる安心感は大きいです。この情報を早く伝えるためにも、安否確認を迅速に行える体制を整えることが重要です。

集まった安否情報は迅速に集計する必要がある

迅速に集まった安否情報も、社内にためたままではいけません。誰が無事なのか、どれだけの人員を集められるのかを把握できないためです。迅速に集計を行うことが、BCPの実施と迅速な復旧につながります。

安否確認サービスを使えば、従業員から安否報告が行われた時点でリアルタイムでの集計と表示も行えます。この記事でも代表的なサービスを紹介しますので、活用をご検討ください。

安否確認の担当者が被災しても、確実に行う必要がある

災害に備えて、あらかじめ安否確認の担当者を決めている企業は多いでしょう。一方で担当者自身が被災し、出社はもちろん会社との連絡を取れなくなる事態も考えられます。

このような状況でも、安否確認は迅速かつ確実に行わなければなりません。担当者だけが安否確認の方法や手順を知っているという状況は、好ましいとはいえません。万が一の際には、誰でも迅速に安否確認を行える体制を整えることが重要です。

電話をかける

電話での安否確認は、特にシステムを導入しなくても行える点が魅力です。大半のオフィスには電話が設置されていることでしょう。この記事をお読みになっている間に災害が起こっても、直ちに安否確認作業に着手できます。一方で、以下のデメリットがあることは見逃せません。

• 1回の通話につき、1人しか安否確認できない。従業員が多いと、全員の安否確認が済むまで時間を要する
• 相手が電話に出ないと、安否確認できない
• 社業の発展に貢献する積極性やリーダーシップ
• 貴社の電話回線が1回線だけの場合、電話中は他の従業員からの安否連絡を受けられない

従業員が数名程度の事業所ならば、比較的短時間で安否確認を済ませられるかもしれません。しかし従業員の多い法人は、電話だけで安否確認を行うと数時間から数日かかるでしょう。迅速な被害状況の確認を行ううえで、適した方法とはいえません。

SMSやLINEなどのコミュニケーションアプリを使う

安否確認は以下のように、文字による方法でも行えます。

• 携帯電話に標準でつく「SMS」（ショートメッセージサービス）
• LINEなどのコミュニケーションアプリ

電話の場合と異なり、お互いのタイミングが合わなくても都合の良いタイミングでメッセージを送ることができます。電話よりも早く安否確認ができるケースも多いでしょう。従業員から続々と返信が来ても、問題なく受信でき安否の状況をチェックできます。

但し個々の返信を集計する作業は、貴社で行わなければなりません。従業員の多い企業では、大きな負担となるでしょう。加えてコミュニケーションアプリを使う場合は、従業員に対してアカウントを作成する手間をかけることもデメリットに挙げられます。

災害用伝言ダイヤルや災害用伝言版を使う

災害が発生した場合は、以下のサービスも開設される場合があります。

• 災害用伝言ダイヤル
• 災害用伝言版

一方でこれらのサービスは、震度6弱以上の地震など大きな災害が発生しないと開設されません。このため災害が発生したからといって、必ず使えるサービスではないことに注意が必要です。また個々の安否状況を確認し、集計する手間もかかります。

あらかじめ自社で定めた連絡網を使う

被災時に備えて、あらかじめ従業員の氏名と電話番号、連絡する順番を決めた連絡網を用意して社内に周知する。このような会社もあるかもしれません。IT技術が普及していない昭和の時代では、有効な方法でした。しかし現代では、おすすめできない方法です。なぜなら、以下のようにさまざまなデメリットがあるためです。

• 伝言ゲームのように、人から人へと伝わるうちに内容が少しずつ変わるおそれがある
• 電話番号は個人情報に該当する可能性があるので、取り扱いに注意が必要
• 電話が失われた、または亡くなった従業員が出ると、途中で連絡網が途切れる

一方でこれらのサービスは、震度6弱以上の地震など大きな災害が発生しないと開設されません。このため災害が発生したからといって、必ず使えるサービスではないことに注意が必要です。また個々の安否状況を確認し、集計する手間もかかります。

安否確認サービスを活用する

安否確認を行うなら、専用の安否確認サービスを活用することがおすすめです。以下のメリットが得られることは見逃せません。

• 災害発生の有無に関わらず、いつでも使える
• メッセージは一斉に、自動で配信できる。夜間や休日でも迅速にメッセージを配信できる
• 安否状況の回答が集中しても、迅速に受付し記録できる
• 集計も自動で迅速に行うため、被害状況を早期に確認できる
• さまざまな方法で安否確認のメッセージを配信できる
• 個人情報の保護に配慮されている

安否確認サービスの活用により従業員の安否を迅速・確実にチェックでき、次に取るべきアクションをスピーディーに選ぶことができるでしょう。

従業員へ一斉に、自動で安否確認を求める通知を配信する

安否確認サービスは気象庁など、公的機関が発する災害情報などをもとに、自動的に安否確認を求める通知を配信します。貴社の担当者が災害の第一報を知るころには、従業員のもとに安否確認のメッセージが届いているかもしれません。電子メールだけでなく、SMSやLINE、アプリなど、多種多様な方法で安否確認を求める通知を配信できます。

災害発生時は、通信回線が寸断されがちです。ときには、メッセージが届かないかもしれません。この場合でも「携帯電話回線はつながらないが、Wi-Fiはつながる」といった状況となる場合があります。返信があるまで複数回配信を続けることも、安否確認サービスが持つ重要な機能の一つです。

安否状況を一元管理できる。集計作業は不要

安否確認サービスを活用することで、従業員の安否状況を一元管理できます。なかには、従業員の家族を対象とするサービスもあります。家族のいる従業員も、安心して仕事ができるでしょう。

安否確認サービスなら従業員から安否の回答が届き次第、随時集計してリアルタイムの状況を表示できます。回答結果はグラフや地図など、ビジュアルな形で表示できるサービスもあります。災害発生時の忙しいタイミングでもひとめで状況を把握できることは、大きなメリットです。人手によるとりまとめにありがちな、煩雑な集計作業はもう必要ありません。

従業員の安否状況に応じて、適切なアクションやメッセージを送信できる

安否状況に応じたメッセージや適切なアクションを送信できることも、安否確認サービスに重要な機能です。簡単な操作でメッセージを送れる機能があるとよいでしょう。

安否確認サービスによっては「けがをした従業員のみ連絡する」「出社可能な、または出社が困難な従業員のみ連絡する」といった形で、条件に該当する従業員のみ連絡できる機能も備えています。この機能を使えば出社可能な従業員のみ声をかけるなど、臨機応変な対応を取ることもできるでしょう。

位置情報の通知

安否確認サービスのなかには、位置情報を通知できるものもあります。従業員はボタン一つで、今いる場所を会社に通知することが可能。文章で説明するよりも迅速・確実に従業員の現在地を確認できるため、法人が適切なアクションを起こすうえで役立つ機能です。

自主報告機能

自主報告機能は、安否状況の迅速な収集に役立つ機能です。災害発生時、法人からの安否確認のメッセージが迅速に届くとは限りません。自主報告機能があれば、従業員は通信回線がつながるタイミングで安否確認サービスにアクセスし、安否状況を報告できます。法人はより早いタイミングで安否確認を取れるとともに、次のアクションも迅速に行えるでしょう。

模擬訓練を実施できる機能

安否確認サービスは使う場面こそ少ないものの、有事の際には確実にメッセージが届き、安否状況を集計できなければなりません。この目的を達成するため、安否確認サービスには模擬訓練を実施できる機能が用意されています。

模擬訓練を行うことで、連絡先は正しいか、従業員が正しく安否確認への回答を行えるかなどをチェックできます。万が一の事態になっても、安否状況を迅速にチェックできる体制を整えられるでしょう。

スマートフォンに対応した安否確認サービス

安否確認は、いつでも迅速に行えることが重要です。従業員がいつも持ち歩くスマートフォンならば、この要件を満たせるでしょう。一方でパソコンは常に使っているとは限らないため、24時間いつでも回答できるツールではありません。安否確認サービスを選ぶなら、スマートフォンに対応するサービスを選ぶことが重要です。

扱いやすいスマートフォン

操作しやすいスマートフォンも、用意しておきたいツールの一つです。とっさのとき、扱いやすいスマートフォンがあるとスムーズに操作でき、会社に対する安否確認の報告も行えるためです。もちろん、日々の業務効率を向上させる効果も見込めます。従業員に貸与する業務用スマートフォンを用意する場合はランニングコストだけでなく、使いやすさも重視して選びましょう。

高速でエリアが広い無線の通信回線

安否確認のスムーズな実施には、高速で速度制限がかかりにくく、広いエリアで使える回線契約も重要です。高速でも有線の回線は、インターネット回線の差し込み口がある場所しか使えないため機動性に劣ります。また格安スマホの回線は、混雑時に速度制限がかかりやすいためおすすめできません。

従業員が簡単に操作できること

スマートフォンと同様に、安否確認サービスも簡単に操作できることが重要です。特に被災した従業員は、激変した現実に直面し混乱しているかもしれません。このような状況でも、文面を読んでボタンを押す程度の操作はできる場合も多いでしょう。従業員が持つスマートフォンを使い、ボタン一押しで報告など、操作の手間を極力少なくするサービスを選ぶことがおすすめです。

従業員への通知は複数の手段で行うこと

災害が発生した場合、従業員への通知は通常通り行えるとは限りません。Eメールやアプリ、LINE、電話、SMSなど、複数の方法を組み合わせて通知を行うことで、従業員に伝わる確率が上がります。

例えば携帯電話会社の基地局が停止した場合、SMSや携帯電話のメールは届かなくなるおそれがあります。その場合でもWi-Fiがつながれば、従業員はアプリやパソコン用のメールを使って情報を得ることが可能です。一方でSMSは回線さえつながっていれば届きやすく、見てもらえやすいメリットがあります。

災害発生時は、情報を確実に届けることが重要です。従業員に対して、複数の通信手段を使って必要な情報を発信しましょう。

自社が壊滅的な被害を受けても使えること

安否確認に関する対策を検討する際には、自社も大きな被害を受けるかもしれないという前提に立つことが重要です。安否確認システムは、できるだけ社外で運用することをおすすめします。

もし自社が入居するビルが倒壊した場合、サーバーや安否確認システムも社内で運用しているとどちらも使えなくなります。サーバーが破損すれば、システムも失われるでしょう。せっかくシステムを構築しても、有事に役立たないのでは意味がありません。

2024年元日に発生した能登半島地震では、7階建てのビルが倒壊しました。このような事態に直面しても安否確認を行うには、システムをまるごと社外で運用するクラウドサービスの活用がおすすめです。実際に多くの安否確認サービスは、クラウドでの提供となっています。

外国人が多い職場の場合は、多言語対応も重要

最近は外資系だけでなく、日系企業でも外国人を積極的に採用する企業が増えてきました。海外に広く事業所を持つ法人において、現地の事業所では日本語があまり使われない場合もあります。

いざというときに法人から発信された内容を理解してもらい、安否確認の返答を得るためには、多言語への対応も重要です。従業員の母国語でメッセージを読めれば、回答もしやすいでしょう。

さきに紹介した能登半島地震では、さまざまな支援の情報が外国人に届いていないという課題も顕在化しました。職場の防災においては多言語対応を通して全従業員に対して必要な情報を提供し、誰一人取り残さない対応が求められます。

日々の管理を楽に行える

安否確認サービスの導入後は、多少なりとも日々の管理作業が発生します。ストレスなく楽に行えると、業務の負担も軽くなるでしょう。直感的に操作できるか、画面の説明はわかりやすいか、キビキビと動作するかという点にも注目して、サービスを選ぶことをおすすめします。可能であれば、トライアルや試用することもおすすめです。

また登録作業も、管理者にとって負担になる作業です。他システムからの連携やCSVファイルの取り込みなど、簡単に登録できる仕組みがあると便利です。

充実したサポート体制

運営会社の充実したサポートが提供されると、心強いでしょう。サポートは「不明な点を質問したら、適切な回答が返ってくる」ことにとどまりません。以下の項目も、法人にとってうれしいサポートです。

• 24時間365日いつでも問い合わせ可能
• 万が一の際は、運営会社が従業員宛てのメッセージ送信を代行する
• メールアドレスの有効性を定期的に確認してくれる

これらのサポート体制が整ったサービスを選べば、いざというときでも安否確認をスムーズに行えるでしょう。

セキュリティやプライバシーへの対応が万全であること

安否確認サービスには個人情報の登録が不可欠ですから、セキュリティやプライバシーの保護は万全でなければなりません。これらの対応を万全に整えているかという点も、サービスを選ぶ重要なポイントです。

従業員のなかには、個人情報を極力明かしたくないという方もいるかもしれません。連絡先を従業員が自ら入力するサービスを使うことで、この要望にこたえることが可能です。

エマージェンシーコール

• メッセージを繰り返し送信できる（ライトプランは5回まで。スタンダードプランは100回まで）
• 家族の安否も確認可能
• 英語に対応
• 回答結果はスマホで確認できる。グラフ表示も可能

オクレンジャー

• 海外にもサーバーがあるため、国内で大規模災害が起きても安心
• 1人当たりの登録可能な端末数が無制限
• 英語に対応
• 従業員が登録した連絡先は管理者に知られずに済むため、個人情報が心配な方も安心して使える

セコム安否確認サービス

• 位置情報通知機能、自主報告機能を搭載
• 災害発生時にはオペレーションセンターが安否確認メールを代行送信
• 月末にメールアドレスの存在をチェックする

トヨクモ　安否確認サービス2

• 地震・津波・特別警報いずれかで自動送信。平常時の手動送信も可能
• 外部システム連携により、簡単に従業員データを登録可能
• 英語に対応
• 家族の安否確認にも対応
• シンガポールとアメリカ、日本にサーバーを設置

レスキューナウ

• 地震だけでなく、特別警報発令時でも安否確認メッセージを配信する
• 部署や拠点、居住地以外の条件でも配信可能
• 地域別だけでなく、従業員や家族の状態別でも集計可能

ALSOK安否確認サービス

• 地震だけでなく、特別警報発令時でも安否確認メッセージを配信する
• 家族の安否確認にも対応
• 位置情報の送信が可能。写真や音声、ファイルも送れる
• 回答結果はグラフで閲覧できる
• コールセンターは24時間365日対応

Biz安否確認/一斉通報（NTTコミュニケーションズ）

• 安否の自主回答や管理者による代理回答が可能
• 健康管理情報や回答時の位置情報を取得できる
• メッセージのスケジュール配信に対応
• 英語に対応
• ヘルプデスクは24時間365日対応

安否確認サービスCuenote

• ワンステップで送信可能。1時間で100万通を送信できる
• メールアドレスや電話番号を、管理者に知られずに登録可能
• 自動でメールアドレスの有効性をチェックする

つながるエリアが広い

楽天モバイル法人プランは、2023年6月時点で99.9％ ^※ の人口カバー率を達成し、引き続きエリア拡大を進めております。大都市圏はもちろん、地方でも市町村の中心部はほぼエリアに含まれます。

• ※ 2023年6月時点。人口カバー率は、国勢調査に用いられる約500m区画において、50%以上の場所で通信可能なエリアを基に算出。

万が一訪問先がエリア外でも、パートナー回線エリアに入っていればスマホを使った通話・通信が可能です。楽天モバイルでつながるエリアは、「 通信・エリア 」ページでご確認ください。

注目の5Gは、エリアも対応する端末も増加中

世間で話題の5Gは、対応するエリアも端末も増えています。5GエリアはSub6・ミリ波ともに、全国で拡大中。対応エリアは、「 楽天モバイルの5Gサービス 」ページでご確認ください。また楽天モバイル法人プランで購入できるスマホは、5Gに対応している製品もあります。高速で低遅延の特徴を持つ5G回線を活用できるメリットは見逃せません。

月額料金が安価。使い放題プランでも月額2,980円（税抜）

従業員一人ひとりに業務用のスマホを貸与すると、ランニングコストは無視できない金額になります。できることなら高品質のサービスを低価格で利用したいという法人様も、多いのではないでしょうか？

「楽天モバイル法人プラン」は、この要望にこたえられるサービスです。通話もデータ通信もできる「音声＋データ通信プラン」は、4種類をご用意。例えば「音声＋データ3GB」プランは、1回線当たり月額1,980円（税込2,178円）で使えます。電話もデータ通信も使い放題 ^※ の「音声＋データ無制限」プランは1回線当たり月額2,980円（税込3,278円）でご利用いただけます。

• ※ 楽天回線エリア内でのデータ通信接続時は、公平にサービスを提供するため通信速度の制御を行う場合があります。パートナー回線エリアは、プラン毎の容量超過後、国内データは最大200kbps、国際データは最大128Kbpsで使い放題。各最大データ速度で使用時、動画再生・アプリダウンロード等では、時間がかかる場合あり。通信速度はベストエフォート（規格上の最大速度）であり、実効速度は通信環境・状況により変動します。

スマホの台数が多い法人において、通信キャリアの回線品質を安価で使えるメリットは大きいでしょう。 Rakuten Link Officeアプリ を使えば、国内通話料を無料 ^※ にできるメリットも見逃せません。詳しくは「 料金プラン 」ページや「 音声＋データ無制限プラン 」ページでご確認ください。

• ※ （0570）などから始まる他社接続サービス、一部特番（188）への通話については、無料通話の対象外となります。Rakuten Link Officeアプリ未使用時、国内通話は30秒22円（税込）