社用携帯を紛失！法人が行うべき項目と紛失を防ぐポイントを徹底解説

持ち主は直ちに会社へ報告する

社用携帯を紛失した疑いがあれば、持ち主は直ちに会社へ報告する必要があります。もし社用携帯が悪用された場合、「明日出勤したら」「週明けになったら」では被害が拡大するかもしれません。

法人は従業員に対して、紛失に気づいた時点ですぐに報告するよう教育する必要があります。その際は直属の上司が対応できない可能性もありますから、専用の窓口を社内に設けるとよいでしょう。

紛失の申し出を受けた法人は、状況を詳しく確認する

従業員から紛失の申し出を受けた法人は、状況を詳しく確認する必要があります。以下の内容は、従業員から聞き取っておきたい項目です。

• 電話番号など、どの社用携帯を紛失したか特定できる情報
• 紛失した日時
• 紛失した場所、また紛失した際の状況
• 保存されていたデータの内容、および機密情報や個人情報の有無
• インストールしていたアプリ
• ロック機能など、他人による使用を防ぐセキュリティ機能の有無

聞き取りは直属の上司や、情報セキュリティ部門の担当者が行う場合が多いでしょう。適切な対処を行うためにも紛失した従業員が話しやすい雰囲気をつくり、正しい情報を入手することが重要です。

位置情報を確認し、遠隔ロックやデータの遠隔消去を行う

社用携帯の機種や設定内容によっては、位置情報を確認できる場合があります。もし場所がわかれば周辺を重点的に探すことで、紛失した社用携帯を発見できる可能性があります。

もし社用携帯が見つからない場合でも、取れる対策はあります。契約内容や機種によっては、遠隔ロックやデータの遠隔消去を行える場合があるためです。適切な処置により、被害を最小限に抑えることができます。

契約先の携帯会社に利用停止を申し出る

紛失した社用携帯の利用停止も、行うべき手続きの一つです。利用停止を行えば、携帯電話回線を使った通話や通信ができなくなります。このため、想定外の費用が請求されるリスクを防げます。

携帯電話会社は専用の連絡先を用意していますから、速やかに利用停止の手続きを済ませましょう

警察に遺失届を提出する

警察に遺失届を提出することも、重要な手続きに挙げられます。遺失届を出すことで、法人が紛失の事実を認識し手続きを行ったことを示せます。警察署や交番に出向き、届け出を行いましょう。手続き後は受理番号が交付されますので、しっかり管理してください。また申請により、遺失届の受理を証明する書類も受け取ることが可能です。

なお施設内で紛失した場合は、まず施設に問い合わせてください。もし施設で保管していない場合は、警察への届け出が必要です。

被害状況を確認する

被害拡大を防ぐ措置を取った後は、被害状況を確認しましょう。以下の項目は、ぜひチェックしてください。

• 不正ログインの痕跡
• サイトの改ざんがされていないか
• いつもと金額が異なる請求書を受け取っていないか、多額の支出が無いか
• 取引先や顧客に被害が生じていないか

もし被害が生じている場合は、状況に応じた対処を早急に取ることが必要です。また紛失した社用携帯でログインしていたサービスがある場合は、IDやパスワードの変更もご検討ください。

取引先への報告と謝罪を行う

取引先への報告と謝罪も、速やかに行うべき項目に挙げられます。とりわけ、事実と現状を包み隠さず報告することは重要です。時間がかかる場合は、把握している情報だけでも早期の段階で報告しましょう。多少なりとも信頼を失うことには変わりありませんが、その程度を少なく抑えることができます。

連絡先が多数にのぼる場合は、個別の報告が困難となるかもしれません。この場合は公式サイトで公表したうえで、専用の問い合わせ窓口を設けることも選択肢の一つです。

新しい社用携帯を入手する

社用携帯を紛失した場合は、事後の対応をどれだけ適切に行っても、端末が1台足りないという状況は変わりません。対応が一段落したら、新しい社用携帯を入手しましょう。

あらかじめ携帯電話会社が提供する交換保証サービスを契約している場合は、少額の費用負担で同等の製品を送付してもらえます。この場合は、紛失した社用携帯と同じ機種となる場合が多いでしょう。一方で交換保証サービスを契約していない場合は、新しい端末を購入することになります。以前の機種にこだわらず、いま必要とする機種を選ぶとよいでしょう。

法的なリスクに備える

状況によっては、取引先や顧客などから契約の打ち切りや損害賠償を求められる可能性もあります。以下の項目に該当する場合は、そのリスクが高くなるでしょう。

• 機密情報や個人情報が含まれる社用携帯を紛失した
• 顧客に損害が発生した
• 情報管理にシビアな顧客や取引先である

法的なリスクには適切な対応を早急に、かつ慎重に行うことが欠かせません。貴社の法務部門や顧問弁護士と相談のうえ、間違いのない対応を行いましょう。

再発防止の検討と取り組みを行う

社用携帯を紛失する事態に至った過程をチェックすると、行うべきでなかった行為が見つかることがしばしばあります。組織として同じミスを繰り返さないためにも、原因を分析して再発防止の方法を検討しましょう。その際には、紛失した根本的な原因までさかのぼることが重要です。また再発防止策は、実行可能な方法であることも重要です。

再発防止策を定めたら、社内全体に周知徹底させましょう。従業員一人ひとりが紛失の原因を理解し、再発しないという意識づけと行動を行うことが重要です。

内部に保存されていたデータが失われる

社用携帯を紛失してしまうと、手元に取り戻さない限り内部に保存していたデータは失われます。バックアップが無い、クラウドに保存していない場合、社用携帯のデータを活用して業務を進めることはできません。業務の遂行にも、大きな影響が生じるでしょう。

社用携帯内部のデータが流出し悪用される

社用携帯を紛失した場合、内部のデータは大きなリスクとなります。もし悪意ある者の手に渡れば、さまざまな方法で悪用されるかもしれません。ここでは2つの観点に分けて、どのようなリスクがあるか解説します。

携帯電話そのものが悪用される

もし社用携帯の内部に機密情報や個人情報がなくても、安心はできません。紛失した社用携帯は、端末自体が貴社を脅かすリスクとなるためです。ここからは悪用される代表的な2つのケースを取り上げ、どのようなリスクがあるか解説します。

企業イメージが悪くなる

社用携帯の紛失が発生した法人は、危機管理が甘いとみなされがちです。企業イメージにマイナスの影響をおよぼすでしょう。法人として十分な対策を取ったうえで、それでも紛失が起きた場合は影響が少なくなるものの、ある程度のイメージダウンは避けられません。

この結果、取引先や従業員は貴社に不安を感じるかもしれません。応募者から敬遠される要素にもなるため、採用に影響が出るおそれもあります。とりわけ次の項目で解説する、金銭的な損失は大きなものになりがちです。

金銭的な損失をこうむる

社用携帯の紛失は、金銭的な面でも法人にさまざまな損失をもたらします。どのような損失をこうむるおそれがあるか、3つに分けて確認していきましょう。

自社の被害が拡大する

社用携帯の紛失を隠すことは、自社の被害が拡大する主な要因です。もし悪意ある者の手に社用携帯が渡ると、以下の被害が起こるおそれがあります。

• 内部に記録されていたデータを読み出され、機密情報や個人情報が社外へ流出する
• 迷惑メールなどの送信や特殊詐欺の通話・通信手段、他社への攻撃手段として使われる
• 長時間の通話により、通話料金がかさむ

これらの被害は、紛失した社用携帯そのものを取り戻さなければ止められないとは限りません。携帯電話会社に紛失を申告すれば、回線の利用停止措置を取ってもらえます。また本体にロックをかけておけば、パスコードを解読されない限り使えないでしょう。

回線の利用停止措置は、契約する法人の窓口担当者から行います。早ければ早いほど、被害のリスクを下げられます。一方で紛失した本人から報告がなければ、適切な対応を取れないまま被害が広がるかもしれません。

社会的な信頼が失われる

社用携帯の紛失を隠すことは、法人の社会的な信頼を失わせることにもつながります。有事に対応する体制が整っておらず、安心して取引できない法人とみなされるためです。

取引先や顧客からデータの流出を指摘された後に対応するようでは、後手後手の対応しかできない企業と思われ、信頼が失墜してしまいます。不祥事を「ばれなければ良い」という姿勢で隠す法人に対して、取引をしたいと思う企業は多くないでしょう。後で発覚した際に社会から受けるペナルティの大きさを考えれば、社用携帯の紛失を隠すことは禁物です。

顧客に多額の損害を与えるおそれがある

社用携帯には顧客に関する機密情報や個人情報が含まれるケースも多いため、紛失すると顧客に損害を与えるおそれがあります。自社の場合と同様に、対応が早いほど被害が抑えられます。

もし社用携帯の紛失を知ったタイミングが遅いと、回線利用停止までの時間も長くなるでしょう。このため悪意ある者が自由に使えるチャンスが増え、顧客の損害も大きくなるおそれがあります。紛失時の体制不備をとがめられ、顧客から請求される賠償額が増えるかもしれません。

その1：多忙を極める状況

仕事で多忙を極める状況では、1秒でも惜しく感じるものです。備品はもちろん、社用携帯も「その都度定位置にしまうことは面倒。あとでまとめて片付ければ良い」と思っていると、いつの間にか見当たらなくなってしまいがちです。

「少しの間だから」「また取りに来るから」と社用携帯を所かまわず置いたままにすると、どこで置き忘れたかわからない状況に陥ってしまいます。なくしたものを探すことは、多くの手間と時間のロスを生じさせます。社内であっても、社用携帯の所持を確認してから移動しましょう。

その2：外出先や出張先

外出先や出張先は社用携帯を紛失しやすいうえに、紛失後に探すことが困難な事態になりがちです。頻繁に出し入れするうえに、移動が多く滞在時間も短くなりがちなことは主な理由に挙げられます。

訪問先で紛失したのであれば、まだ連絡がつきやすいでしょう。しかし以下の場所で紛失するケースも多いことに注意が必要です。

• 列車内や駅構内
• バスやタクシーの車内
• 空港や航空機内
• 立ち寄った飲食店
• 移動中に通行した路上
• 施設の駐車場や高速道路の休憩施設（サービスエリア、パーキングエリア）

外出先や出張先で、また帰社した後に社用携帯の紛失がわかると、どこでなくしたかわからず途方に暮れるかもしれません。移動するときは、その都度社用携帯の所持を確認すると安心です。

その3：アルコールが入る状況

お酒の席では、注意力も散漫になりがちです。政府はほろ酔いにも達していない「爽快期」でも、アルコールの影響により判断力が少し鈍ると公表しています。またまともに立てない泥酔の状態では、自分自身をケアすることもままなりません。

このような状況では社用携帯の有無まで注意が向かず、気が付いたら紛失していたという結果になるおそれがあります。どこで紛失したか思い出せないケースも少なくありません。忘年会や歓迎会などお酒の席に出向く場合は、社用携帯を会社に置くことが紛失を防ぐコツです。

その4：後ろポケットなど、落としやすい場所に入れて持ち運ぶ

ふだん社用携帯をどこに入れているかも、紛失するリスクの大きさに影響します。ネックストラップをつないで首からかける方法は、紛失のリスクも少ないでしょう。一方で以下の場所に入れておくと、知らないうちに紛失という事態につながりかねません。

• ワイシャツやジャケット、スーツなどの胸ポケット（かがんだ際に落ちやすい）
• スラックスの後ろポケット（座っている間に、社用携帯がずれてポケットから出てしまう）
  

落としたという認識がないため、紛失した場所もわからない事態になりがちです。オフィスの中だけを移動する方も例外ではありません。どのフロアで紛失したかわからなければ、探すことも困難を極めます。落としやすい場所に入れて持ち運ぶことは、上記のリスクがあるため避けましょう。

紛失を防止する工夫を行う

社用携帯の紛失を起こさないことは、紛失を防ぐ根本的な対策です。以下のように、「落とさない」「放置しない」「むやみに持ち出さない」対策を取るとよいでしょう。

• 社用携帯を持ち運ぶ際にはネックストラップをつけ、首からかける
• 社用携帯の置き場所を決めておく
• 移動する際は、その都度社用携帯を所持していることを確認する
• 社用携帯が不要な場面では外部に持ち出さず、社内の定位置に保管する

宴会に出席する際、社用携帯を会社に置いておくことは有効な対策の一つです。

ルールを定めただけでは、社用携帯の紛失防止につながりません。社内に周知徹底し、一人ひとりが能動的に取り組むよう工夫することが求められます。

社用携帯の設定を適切に行う

社用携帯の設定を適切に行うことは、紛失した際の被害を小さくする効果があります。有効な対策の一例を、以下に挙げました。

1. 暗証番号やパスワードによるロックをかける
2. 遠隔で端末を探せるよう設定を整える
3. 生体認証や二段階認証、ワンタイムパスワード認証を活用する
4. 不要な情報を社用携帯に残さない
5. MDMを導入する

4番と5番は、この後の見出しで詳しく解説します。社用携帯のセキュリティについては、以下の記事もご参照ください。

データを社用携帯に保存しない仕組みをつくる

データを社用携帯に保存しないことで、万が一紛失した場合でも外部に流出する情報を減らし、被害を抑えられます。そもそも社用携帯へのデータ保存は、社内で保管するオリジナルデータと二重管理になるおそれがあるため好ましくありません。データは極力クラウドや社内システムに保存し、社用携帯に保存しなくて済む工夫をするとよいでしょう。

紛失時のマニュアルや報告ルートを整備する

これまで挙げた対策を取っても、紛失する事案は起こり得ます。法人への評価は、有事への対応をいかに適切に行えるかで大きく変わります。

紛失時の対応を迅速・適切に行うためには、日ごろの準備が重要です。紛失時のマニュアルを準備し、誰でも同じ対応が取れるよう備えておきましょう。また紛失の報告は、夜間や休日に行われることもよくあります。いつでも迅速な対応を取れるよう、報告ルートを整備することも重要なポイントです。

MDM（モバイルデバイス管理ツール）を導入する

MDM（モバイルデバイス管理ツール）を導入することで、社用携帯を一括管理できます。以下の項目は、MDMに備わる代表的な機能です。

• 社用携帯の遠隔操作や遠隔でのデータ削除
• 位置情報の取得
• 操作ログをチェックする

MDMで社用携帯の紛失そのものを防ぐことはできません。しかし社用携帯の場所や状態をいち早く知る、悪意ある者が社用携帯を操作できないようにするなど、紛失後の対応を適切に行ううえで役立つツールです。活用により、法人の被害を最小限に抑えられるでしょう。

MDMについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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まずは利用停止の連絡を

従業員から紛失の届け出を受けたご担当者様は、すぐに楽天モバイルに対して利用停止の連絡を行ってください。年中無休・24時間対応の電話窓口を用意していますので、夜間でも休日でも連絡がつきます。

早く連絡するほど被害も抑えられます。また見つかった場合は利用の再開もできますので、紛失の連絡を受けたらまずは利用停止の措置を取りましょう。

お問い合わせは以下から可能です。

新しい端末を入手する

社用携帯を紛失した場合は、新しい端末の入手も必要です。楽天モバイル以外から購入した場合は、原則として買い直しとなります。新しい端末は、紛失した機種と同じである必要はありません。貴社の事業環境を踏まえて、最適な機種を選ぶとよいでしょう。

SIMカードの再発行を受ける

社用携帯を紛失した場合は、SIMカードの再発行を受ける必要があります。eSIMの場合も、再発行手続きが必要です。「my 楽天モバイル Office」で手続きを行えます。

なお「スマホ交換保証プラス Office」オプションを使って新しい端末を入手する場合は、SIMカードの再発行も行います。別途SIMカードの再発行を申し込む必要はありません。

「スマホ交換保証プラス Office」の詳細について知りたい方は、以下をご確認ください。