電子帳簿保存法への対応は必須！要件や対応方法を徹底解説

事業活動ではさまざまな電子取引を行っている

インターネットが普及した現代、事業活動ではさまざまな電子取引を行っています。一例を以下に挙げました。

• 電子メールやビジネスチャットによる書類のやり取り
• ネット通販による備品等の購入
• ネットバンキングの活用

オフラインでも、電子取引に該当するやり取りはあります。USBメモリなど記録媒体でのやり取りも、電子取引に該当することに注意が必要です。

保存方法は大きく分けて3種類

電子取引のデータを保存する方法は、大きく3種類に分かれます。以下の表にまとめました。

この記事では影響が大きい「電子取引データ保存」を中心に、「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」の解説も行います。

国税庁では、帳簿と書類を区別しています。代表的な例を、以下に挙げました。

• ※ 出典：国税庁「 電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】 」, p3

紙での統一した書類管理はできなくなる

電子帳簿保存法において、電子データで受け取った書類は電子データでの保管が義務となります。社内ルールで「書類はすべて紙で保管する」と定めていても、税務調査が行われた場合は電子データを提示できるようにしなければなりません。

このため、紙での統一した書類管理はできません。どうしても紙で保管したい法人は、紙と電子データの二重管理が必須となります。

電子データによる保存は、2024年1月1日から本格的に義務化された

電子帳簿保存法のなかでも書類を電子データで受け取った場合、電子データの状態で保存しなければならないことは業務に大きな影響があるポイントです。この義務化は、2024年1月1日から始まっています。今年受け取った電子データは、たとえプリントアウトしたとしても7年間大切に保管しなければなりません。

パソコンを使うすべての事業主が対象

電子データの保存義務は、会計ソフトなど経理をパソコンで行う方に限りません。取引先から経理業務に関係する書類が電子データで届く方は、すべて対象となります。紙で帳簿をつけている方でも、以下のいずれかに該当する場合は対応しなければなりません。

• 注文書や請求書など、経理業務に関する書類がPDFやWordファイルなどで届く
• 電子メールに、取引の具体的な内容（金額や納品日など）が記載されている
• ネット通販を利用し、領収書をダウンロードしている
• 通帳が発行されない金融機関を利用しており、入出金履歴をWebで確認している

一方で帳簿はすべて紙でつけており、領収書や注文書など取引に必要な書類はすべて紙でやり取りする法人で、スキャナも使わない。このような場合は、電子帳簿保存法の改正による影響を受けません。

対象の書類は、作成方法や受け取り方法により異なる

電子保存の対象となる書類は、作成方法や受け取り方法、書類や帳簿の種類により異なります。以下の表でご確認ください。

スキャナ保存の要件は、「紙の書類をスキャナ保存する場合の要件」で詳しく解説します。

改ざんを防ぐ措置を取ること

改ざんを防ぐ措置を取ることは、重要な要件に挙げられます。以下のうち1つの項目を満たしてください。

1. タイムスタンプが付されたデータをやり取りする
2. 速やかにタイムスタンプを付す
3. データの訂正・削除が記録される、または訂正・削除ができないシステムを利用する
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し備え付け、運用する

2番を選ぶ場合は、データの受け取りや送信を行ったのち、おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すれば要件を満たせます。業務処理サイクルを定めている場合は、その期間を加えることができます。但し、最長で2カ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。

1番から3番は、何らかのシステム導入が欠かせません。一方で4番は特別なシステムの導入をしなくても進められるため、この方法を選ぶ法人も多いのではないでしょうか。

データを速やかに出力できること

もし税務職員からデータの提示が求められた場合は、速やかに出力できる体制を整えていなければなりません。このため法人には、ディスプレイやプリンタの備え付けが必要です。

もっともディスプレイは法人でパソコンを使う際に必須の機器ですから、この点は問題ないでしょう。プリンタも多くの法人で使われる事務機器ですが、以下に該当する場合は社内に設置されていないかもしれません。

• 完全ペーパーレスを実現している法人
• 全従業員がテレワークでの勤務であり、オフィスもバーチャルオフィスで済ませている法人

社内にプリンタが無い場合は、自社で使えるプリンタを用意してください。なおコンビニなど、近隣にいつでも使えるプリンタを備えた店舗がある場合は、この方法で代えることもできます。

範囲指定または複数項目による検索が可能

検索が可能なことも、電子取引データの保存要件に挙げられます。原則として1番から3番、または1番と4番の項目を満たさなければなりません。

1. 取引等の「日付・金額・取引先」で検索できる
2. 日付または金額について、範囲を指定した検索ができる
3. 「日付・金額・取引先」 のうち２つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる
4. 税務職員から電子取引データの提示や提出が求められた場合に対応できる

但し以下のどちらかに該当する場合は、4番のみ満たせばよいこととなっています。

• 2期前の売上高が5,000万円以下
• 電子取引データをプリントアウトした書面を、日付および取引先ごとに整理された状態で提示・提出できる

システムを使う場合は、マニュアルを備え付ける

システムを使って電子取引データを保存する場合は、マニュアルの備え付けも必要です。もっとも、紙で印刷して保存する必要はありません。またマニュアルは、PDFのように1冊のドキュメントにまとまっている必要もありません。国税庁は整然とした形式かつ明瞭な状態で出力できるならば、オンラインマニュアルやオンラインヘルプでも可能としています。

紙の書類をスキャナ保存する場合の要件

紙の書類をスキャナ保存する場合は、書類を作成または受領してからおおむね7営業日以内に実施しなければなりません。但し事務処理規程で業務処理サイクルを定めている場合は、業務サイクルの期間（最長で2カ月）を経過後7営業日以内にスキャナ保存すれば問題ありません。

スキャナ保存する際には、以下に挙げる多くの要件を満たす必要があります。

• 読み取る解像度は200dpi相当以上
• タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の事実や内容を確認できる、または訂正・削除が不可能なシステムを使う
• 14インチ以上のディスプレイとプリンタを用意する
• システム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存の手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付ける

スキャン後のデータは、以下の要件も満たさなければなりません。但し税務職員がダウンロードを求めた際に応じられる場合は、5番と6番の要件は満たす必要がありません。

1. 整然とした形式で、書類と同程度に明瞭な出力を行える
2. 拡大または縮小での出力が可能
3. 4ポイントの大きさの文字を認識可能
4. 取引年月日その他の日付、取引金額および取引先での検索が可能
5. 日付または金額に係る記録項目について、範囲を指定して検索できる
6. 2以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できる

契約書や納品書、請求書、領収書など、資金や物の流れに直結・連動する書類をスキャンする場合は、以下の要件も満たす必要があります。

• 24ビットカラー（256階調）以上で読み取ること
• スキャンしたデータと関連する帳簿の記録事項との間で関連性を確認できるようにする
• ディスプレイやプリンタは、カラーでの出力に対応すること

見積書や注文書、検収書など資金や物の流れに直結・連動しない書類は、モノクロでの読み取りも可能です。

PDFなどのファイルでダウンロードできる場合

もしWebサイトから電子取引データをダウンロードできる場合は、まず内容が正しいことを確認してください。その後は索引簿に記入する、ファイル名をルールに沿ってつけるなど、電子取引データの保存に必要な対応を取りましょう。ファイルは1箇所にまとめて保存しておくと確認がしやすく、税務職員からの要求があった場合でも提示しやすくなるためおすすめです。

電子メールに取引情報が含まれる場合

電子メールに取引情報が含まれる場合、保存すべきデータはどこにどのような内容が記載されているかにより変わります。

もし電子メール本文に取引情報が記載されている場合は、本文をPDFなど、ファイル管理ソフトによる検索が可能な方法で保存しなければなりません。一方で添付ファイルにのみ取引情報が記載されている場合は、添付ファイルのみ保存すればよいわけです。

取引情報が画面に表示されるサービス

取引情報が画面に表示されるサービスを使う場合は、PDFでの保存にこだわる必要はありません。ファイルの保存形式は定められていないため、画面のスクリーンショットも活用できます。保存する際は、取引に関する情報が含まれていることをご確認ください。

ペーパーレスFAXで送信されたデータ

近年では受信したFAXを紙で出力する代わりにデータを作成し、フォルダへの振り分けを自動的に行えるサービスも登場しています。この場合も、受信したデータを保存すればよいわけです。オリジナルのデータをコピーして、電子取引データ専用のフォルダにまとめておきましょう。

電子取引データの保存業務

発行した、または受け取った電子取引データは、ファイルの状態での保管が必要です。すでに電子取引データの保管システムを導入している場合は、システムの取扱説明書に従って保管してください。

特に保管用のシステムを用意していない場合は、以下の手順で保存してください。

1. 保存用のフォルダを用意する
2. ダウンロードやPDFへの保存などにより、情報を保存したいファイルを用意する
3. 索引簿に記入するか、ファイル名のつけ方をルール化する
4. ファイルを所定の場所に保存する

3番については、この後の「索引簿の作成やファイル名のつけ方をルール化して、検索条件を満たす」で解説します。

電子帳簿等保存業務

この業務については、特に変える点はありません。これまでどおりデータを会計システム等に入力すればよいわけです。仕訳帳や固定資産台帳など、主な帳票はPDFで出力しておくとよいでしょう。

スキャナ保存業務

スキャナ保存の要件は多数ありますが、業務フローはシンプルです。まず、紙の書類をスキャンしましょう。ファイルが生成されますので内容を確認のうえ、問題が無ければ所定の場所にデータを保存することとなります。

特別なシステム導入無しで対応する

電子帳簿保存法への対応は特別なシステムが無くても、2つの要件を満たすことで対応できます。

• 改ざん防止の事務処理規程を定めて遵守する
• 索引簿の作成やファイル名のつけ方を工夫して、検索条件を満たす

それぞれ求められる内容を、確認していきましょう。

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを利用する

会計業務で作成する帳簿や書類の電子化は、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使うと良いでしょう。通常の経理業務を行えばよく、特別な対応は必要ないことはメリットです。但し初期費用に加えて、一定のランニングコストがかかることは注意してください。

最近では、クラウドで利用可能なサービスも広く活用されています。すでに会計ソフトを活用中の場合は、念のため電子帳簿保存法に対応済みであることを確認してください。

スキャナ保存に対応するシステムを導入する

紙の書類を電子化して管理方法を電子ファイルで統一したい場合は、スキャナ保存に対応するシステムの導入が求められます。要件は数多くありますが、「電子帳簿保存法に対応済み」のシステムを選べば問題ありません。もし自社で開発する、またはオリジナルのシステム開発を依頼する場合は、「紙の書類をスキャナ保存する場合の要件」を満たすシステムを作る必要があります。