WEB 電話帳とは？メリットと注意点を解説

1. 名刺情報の登録

スマホで名刺をスキャンすることで、Web電話帳に保存することが可能です。名刺の情報を自動で読み込み、電話帳に登録する機能が搭載されているWeb電話帳だと、手入力の手間も削減できます。また、ツールによっては、スキャン後に「人」が介在し、正しく登録されていなかった部分を正しく記入することがあります。

2. クラウド上での一元管理

Web電話帳はクラウド上にデータを保存しているためインターネットを介してアクセスでき、どんなデバイスからでも連絡先情報にアクセスできます。電話番号、メールアドレス、住所などの連絡先情報を整理し、グループ化することができ、簡単に検索や編集ができます。

また、データを複数のデバイス間で同期でき、自動バックアップ機能によりデータの紛失を防ぎます。よって、誰かが最新情報を追加や更新した際に、クラウド上では最新情報が掲載されている状態となります。

3. 着信情報の表示

Web電話帳に登録された電話番号からの着信であれば、電話があった際に発信元の氏名、役職、部署などの情報も電話番号と同時に表示することができます。

1. 電話帳を常に最新状態へ更新・維持

Web電話帳は連絡先の情報をクラウドで一括管理できるので、先方の担当者の部署が変わった段階でも誰かが更新していれば、組織として最新情報の電話帳となり、営業活動の質を高めることができます。

2. 社内コミュニケーションも円滑に対応

社内での業務効率化を考えてリモートワークやフリーアドレスが推進されています。その際にもWeb電話帳は活用できます。チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールが搭載されているものも多く、電話帳の連絡先をタッチするだけで簡単にチャット画面を開けてコミュニケーションが取れるという操作性にも優れています。

3. 情報漏洩の防止

顧客や取引先、社員の連絡先は企業の資産であるとともに、機密情報として厳重に管理しなければいけません。名刺として紙で管理することやExcel、または個人のPCやスマートフォンで連絡先を管理していると、情報の紛失、ウイルス侵入による情報漏洩のリスクは避けられません。

クラウド上で情報管理しておくことで、連絡先情報の消失を防ぎ、情報保護に役立ちます。