社用携帯で業務効率化を実現するには？メリット・デメリットや注意点を解説！

業務効率化につながる

社用携帯を導入すると、業務に必要なツールやアプリを使用することができたり、必要なタイミングで迅速に連絡を取ることができたりするため、業務のスピードが向上します。

社員が共通のツールを使用することで、情報共有やコミュニケーションが円滑に行えて無駄な時間の削減ができるだけなく、業務プロセスの標準化やノウハウの蓄積にもつながります。

セキュリティ対策ができる

私用携帯を業務に使用している場合、セキュリティ対策は各従業員に任されてしまいます。しかし、社用携帯であれば、企業側で一律にセキュリティ対策（デバイス管理、リモートロック、データ暗号化など）ができるので、リスクを低減することが可能です。例えば、モバイルデバイス管理（MDM）システムを導入すると、デバイスの遠隔操作やデータ消去など、セキュリティリスクへの対応が行えます。

コスト削減につながる

個人契約でなく法人契約となることで、データ通信量や通話料などのコストを一元管理することができるため、無駄なコストを削減することができます。

さらに、社用携帯を導入することで、予算組みの際に通信費や端末費用を想定しやすくなります。これにより、長期的なコスト管理が可能になり、結果的にコスト削減が期待できます。

仕事とプライベートを分けられる

社用携帯を使うことで、業務用とプライベート用のツールを分けることができるため、従業員のプライバシーを保護し、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなります。プライベートの連絡や通知に邪魔されることが減ることで仕事への集中力が向上し、働きやすい環境をつくれます。

導入コストがかかる

社用携帯を導入する際には、初期費用とランニングコストが発生します。

まず初期費用として、端末の購入費用や契約事務手数料がかかり、これが従業員の数に応じて発生します。

ランニングコストとしては、毎月の通信料や保守・管理費用が発生します。特に、企業規模が大きくなると、その分毎月の費用も高額になるため、事前にしっかりと見積をする必要があります。

セキュリティリスクがある

セキュリティは社用携帯を導入すると得られる大きなメリットである一方で、適切な対策が取れていないとリスクとなる可能性があります。導入に際して適切なセキュリティ対策を実現できていない状況下では、企業のデータや情報が外部に漏れるリスクがあります。

社用携帯はサイバー攻撃の標的になる可能性もあるため、セキュリティサービスなどを利用し、より徹底したセキュリティ対策をすることが大切です。

さらに、従業員が携帯端末を紛失した場合や盗難にあった場合、社用携帯の中に保存されている機密情報が外部に漏れる危険がありますが、セキュリティ対策を実施しておくことで被害が抑えられる場合があります。

コスト管理をする

適切なコスト管理ができる体制を整えることで、社用携帯による業務効率化への向上につながります。特に、通信プランの選定や各デバイスの利用状況の把握は重要です。事前にどのプランが最適か、どのように管理するかを決めておくことで、コスト管理がしやすくなります。

例えば、「Rakuten最強プラン ビジネス」は、コストパフォーマンスに優れたプランとしておすすめです。このプランは、データプランや音声通話を組み合わせた柔軟な選択が可能で、企業の利用状況にあわせたプラン選びができます。さらに、「my 楽天モバイル Office」を使えば、各回線の利用状況や請求情報を一元的に管理できるため、コストの可視化が図れ、管理負担を軽減できます。

セキュリティ対策をする

携帯電話にはデバイスの紛失や盗難による情報漏えいのリスクがつきものです。さらに、サイバー攻撃の標的になる可能性もあるため、セキュリティ対策をしっかりと行う必要があります。

社用携帯のセキュリティ対策としては、MDM（モバイルデバイス管理）やMAM（モバイルアプリケーション管理）の導入が挙げられます。MDMは、すべてのデバイスを一元的に管理し、遠隔操作でのデータ消去や機能制限の設定をすることができます。一方、MAMはアプリケーションの管理に特化し、特定のアプリの使用制限やセキュリティポリシーの適用が行えます。

楽天モバイルでは、MDMやMAMをはじめとしたソリューションも提供しており、企業のセキュリティ強化をサポートしています。

適切な管理をする

社用携帯を導入する際には、運用ポリシーの整備と管理体制の構築が欠かせません。社内には管理者を置き、使用ルールや運用ポリシーを明確に設定することが大切です。

また、社用携帯を効果的に利用するには、事務的な管理のしやすさも重要となります。楽天モバイルの「my 楽天モバイル Office」では、社用携帯の利用状況の確認だけでなく、プラン変更や追加回線の申し込みなどもまとめて行えます。

社員教育とサポート

社用携帯の運用において、社員教育も重要です。セキュリティリスクに対するリテラシーを向上するには、定期的にセキュリティ研修を実施することが有効です。

さらに、紛失や故障などのトラブルに迅速に対応するサポート体制も必要です。社員が安心して社用携帯を利用できる環境を整えることが、業務効率化につながる重要な要素となります。

外出先や自宅でも情報共有できる

社用携帯を活用すれば、オフィスにいない時でも業務に必要な情報にアクセスできるようになります。例えば、営業担当者が外出先で顧客の情報を確認したり、リモートワーク中の社員が自宅から社内データを安全に共有したりすることができます。時間や場所にとらわれず、必要な情報をリアルタイムに確認できることで、より柔軟で効率的な働き方を実現することができます。

Web会議ができる

社用携帯を使えば、オフィス外でもWeb会議がスムーズに行うことができます。特に、遠方との会議や移動にかかるコストを削減できる点が大きなメリットです。社用携帯によるWeb会議の導入により、チーム間のコミュニケーションが活性化され、効率的な働き方が実現します。また、移動が減ることで、時間の有効活用も期待できます。

テザリングを使える

社用携帯のテザリング機能を使えば、駅やカフェなどの外出先でも安定したインターネット接続が可能です。フリーWi-Fiを利用する場合、通信の盗聴や、マルウェア感染、不正アクセスなどのセキュリティにおけるリスクがありますが、テザリングを活用することで、外出先で咄嗟の対応を求められたときでもすぐに安全な接続環境で対応ができるため、安心して作業ができます。